25.03.25 • 🕑 8 Min.
E-Rechnung für Vereine: Was gilt seit 2025?
Die Digitalisierung schreitet voran – und mit ihr verändern sich auch die Anforderungen an die Rechnungsstellung. Der Wandel zur E-Rechnungspflicht seit 2025 vollzieht einen weiteren Schritt in Richtung digitale Verwaltung. Unternehmen müssen sich bereits intensiv mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung auseinandersetzen, doch auch Vereine sollten sich mit den neuen Änderungen vertraut machen. Ist die E-Rechnung bei Vereinen Pflicht? Welche Regelungen gelten für gemeinnützige Organisationen? Und welche technischen Anforderungen müssen Organisationen erfüllen? Das sind die Fragen, denen Sie sich als Kassenwart eines Vereines ab sofort stellen müssen.
Inhaltsangabe:
- Was ist eine E-Rechnung?
- Gilt die E-Rechnung auch für Vereine?
- Grundsätzliche Verpflichtung zur E-Rechnung nach § 14 UStG
- Unterscheidung zwischen gemeinnützigen und wirtschaftlich tätigen Vereinen
- Übergangsfristen und Übergangsregelungen
- Pflicht zur E-Rechnung bei Vereinen 2025: Was müssen Sie beachten?
- Anforderungen an die digitale Verarbeitung und Speicherung
- E-Rechnung für Vereine: Software zur Bearbeitung nutzen
Was ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnungsform, die in einem strukturierten digitalen Format ausgestellt, übermittelt, archiviert und empfangen wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen enthält sie maschinenlesbare Daten, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Das reduziert manuelle Eingriffe, minimiert Fehlerquellen und beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess. Zu den gängigen Formaten gehören XRechnung und ZUGFeRD, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und den digitalen Austausch zwischen Unternehmen sowie mit öffentlichen Auftraggebern im Inland vereinfachen.
Gilt die E-Rechnung auch für Vereine?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht sorgt für Unsicherheit – besonders bei Vereinen und gemeinnützigen Organisationen. Vielleicht stellen auch Sie sich als Kassierer eines Vereins die Frage: Sind wir überhaupt betroffen? Die Antwort hängt von verschiedenen Faktoren ab, insbesondere von der steuerlichen Einordnung des Vereins und den Arten der erzielten Umsätze.
Grundsätzliche Verpflichtung zur E-Rechnung nach § 14 UStG
Die E-Rechnungspflicht basiert auf den Regelungen des § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG), der die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung definiert. Die Änderung seit 2025 legt fest, dass Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) seit 01. Januar 2025 verpflichtend elektronisch ausgestellt und verarbeitet werden müssen. Für das Erstellen von E-Rechnungen gibt es noch Übergangsregelungen bis 2028.
Vereine fallen nicht automatisch unter die E-Rechnungspflicht – es kommt darauf an, ob die Finanzbehörde Ihre Organisation steuerlich als Unternehmen einstuft. Was sind die Voraussetzungen dafür?
Ein Verein gilt als unternehmerisch tätig, wenn er einen umsatzsteuerpflichtigen Zweckbetrieb und/oder einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterhält – beispielsweise durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen. In diesem Fall muss er sich an die neuen Vorgaben zur E-Rechnung halten.
Ein Verein gilt nur dann nicht als Unternehmen und unterliegt nicht der E-Rechnungspflicht, wenn er ausschließlich unentgeltliche Tätigkeiten aus ideellen Vereinszwecken verfolgt, also beispielsweise rein durch Mitgliedsbeiträge oder Spenden finanziert wird.
Wichtig: Sobald der Verein unternehmerisch tätig ist, gelten die allgemeinen Regelungen für die verpflichtende E-Rechnung. In diesem Fall muss er E-Rechnungen empfangen können und gegebenenfalls auch selbst ausstellen.
Betrifft eine Leistung den nichtunternehmerischen Bereich des Vereins, muss der Verein weder E-Rechnungen empfangen noch selbst ausstellen. Zwar besteht für Umsätze an eine juristische Person, die kein Unternehmer ist – wie einen nichtunternehmerisch tätigen Verein – eine allgemeine Rechnungspflicht, diese kann jedoch auch als sonstige Rechnung übermittelt werden.
Unterscheidung zwischen gemeinnützigen und wirtschaftlich tätigen Vereinen
Ob Ihr Verein zur E-Rechnung verpflichtet ist, hängt davon ab, ob er unternehmerisch tätig ist oder nicht.
Hierbei gibt es zwei Kategorien:
Rein gemeinnützige Vereine
- Erhalten Mitgliedsbeiträge, Spenden oder Fördergelder
- Keine wirtschaftlichen Tätigkeiten
Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb
- Verkaufen Waren oder Dienstleistungen (z. B. Eintrittskarten, Merchandising, Catering, Sponsoring)
- Einnahmen unterliegen der Umsatzsteuerpflicht, wenn die Organisation bestimmte Grenzen überschreitet
Klar ist aber auch, dass die Unterscheidung zwischen Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Betrieb durchaus komplex ist. Der regionale Fußballverein, der zum sonntäglichen Spiel Eintrittskarten verkauft, wird dadurch nicht automatisch zum wirtschaftlichen Unternehmen. Verkauft Ihr Verein bei diesem Spiel auch noch Speisen, dienen diese nicht mehr dem Vereinszweck und fallen damit wirtschaftlichen Zwecken zu. Allerdings gibt es hierfür eine Freigrenze von 45.000 Euro.
Übergangsfristen und Übergangsregelungen
Seit dem 1. Januar 2025:
Unternehmen und Vereine müssen E-Rechnungen empfangen können.
Übergangsfrist bis Ende 2026:
Wer bisher Rechnungen als PDF oder als Papierrechnung versendet hat, kann dies unter bestimmten Bedingungen weiterhin tun. Der Rechnungsempfänger muss dem Erhalt einer PDF-Rechnung allerdings zustimmen.
Weitere Übergangsfrist bis Ende 2027:
Als Rechnungssteller dürfen Sie und Ihr Verein Papier- und PDF-Rechnungen nutzen, wenn der Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro liegt. Weiterhin braucht es die Zustimmung des Leistungsempfängers für das PDF-Format.
Ab 2028 endgültige Umstellung:
Spätestens jetzt müssen alle betroffenen Unternehmen und Organisationen vollständig auf E-Rechnungssysteme umgestellt haben.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Vereine und Unternehmen, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen (Jahresumsatz unter 25.000 €), sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen. Sie können aber freiwillig auf digitale Rechnungen umstellen.
Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
Die E-Rechnungspflicht gilt nur für den geschäftlichen Verkehr zwischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen können Sie nach wie vor als Papierrechnung oder PDF ohne strukturierte Daten versenden.
Kleinbetragsrechnungen unter 250 €
Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von maximal 250 € gelten vereinfachte Anforderungen. Diese können Sie weiterhin in Papierform oder als einfache PDF-Rechnung ausstellen.
Rechnungen für steuerfreie Umsätze
Bestimmte Umsätze sind von der Umsatzsteuer befreit, z. B. ärztliche Leistungen oder bestimmte Bildungsangebote von Vereinen. Für diese Rechnungen besteht keine E-Rechnungspflicht.
Pflicht zur E-Rechnung bei Vereinen 2025: Was müssen Sie beachten?
XRechnung
Ein rein strukturiertes XML-Format, das vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) vorgeschrieben ist.
ZUGFeRD
Ein hybrides Format, das eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Gerade der B2B-Bereich nutzt dies häufig, da es sowohl maschinenlesbar als auch für Menschen leicht lesbar ist.
Anforderungen an die digitale Verarbeitung und Speicherung
Damit E-Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, muss es möglich sein, diese elektronisch zu erstellen, zu empfangen, zu archivieren und zu versenden. Ein einfaches PDF per E-Mail reicht nicht mehr aus. Die Verarbeitung muss in einem geeigneten Rechnungsprogramm oder Buchhaltungssystem erfolgen, das die strukturierten Daten korrekt auslesen kann.
Wichtige Anforderungen:
Unveränderbarkeit
Eine einmal erstellte E-Rechnung darf nicht nachträglich geändert werden.
Lesbarkeit
Rechnungen müssen sowohl maschinen- als auch menschenlesbar sein.
Archivierung
Als Verein müssen Sie E-Rechnungen 10 Jahre lang digital speichern.
E-Rechnung für Vereine: Software zur Bearbeitung nutzen
Es lässt sich festhalten: Mit der Einführung der E-Rechnung gilt diese Pflicht seit 2025 grundsätzlich auch für Vereine, wenn sie, wie beschrieben, unternehmerische Eigenschaften erfüllen. Für die meisten Vereine ändert sich bis 2028 aber ansonsten wenig, da noch Übergangsregelungen greifen. Dennoch lohnt sich auch jetzt schon ein genauer Blick innerhalb Ihres Vereins auf den Umgang mit E-Rechnungen. Wichtig: Liegen in Ihrem Verein unternehmerische Tätigkeiten vor, müssen Sie seit dem 01.01.2025 bereits E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können!
Denn die E-Rechnung ist mehr als nur eine gesetzliche Pflicht – sie bietet Vereinen eine effiziente, sichere und zukunftssichere Möglichkeit, ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren. Wer sich frühzeitig mit den neuen Vorgaben auseinandersetzt, kann von vereinfachten Abläufen, geringeren Kosten und einer optimierten Buchhaltung profitieren. Daher profitieren Sie, wenn Sie E-Rechnungen mit einer Software bearbeiten, die sich auch für Ihren Verein eignet. Mit Agenda InvoiceHub steht eine praxisnahe und leistungsstarke Lösung zur Verfügung, die Vereinen hilft, gesetzeskonforme E-Rechnungen einfach zu verwalten. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um auf digitale Rechnungsverarbeitung umzustellen – für mehr Effizienz und weniger Verwaltungsaufwand.
