21 Mrz 2025 • 🕑 4 Min.
E-Rechnung erstellen: Das sollten Sie seit 2025 beachten!
Mit dem Wachstumschancengesetz beschloss der Gesetzgeber die Einführung der E-Rechnung für den 01. Januar 2025. Als Unternehmer fragen Sie sich jetzt wahrscheinlich: Wie kann ich denn eigentlich eine E-Rechnung erstellen und somit der neuen Regelung gerecht werden? Die Antwort auf diese Frage erhalten Sie in diesem Artikel.
Wer muss seit 2025 eine E-Rechnung erstellen?
Sofern Sie im B2B-Sektor anderen in Deutschland ansässigen Unternehmen eine Rechnung ausstellen, unterliegen Sie der E-Rechnungspflicht. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie ab sofort E-Rechnungen erstellen müssen! Der Gesetzgeber unterteilt die E-Rechnungspflicht nämlich in mehrere Etappen und gewährt Ihnen eine Frist von bis zu 3 Jahren, bis Sie E-Rechnungen erstellen können müssen.
Diese Übergangsfristen gelten:
01. Januar 2025
Als Unternehmer brauchen Sie noch keine E-Rechnungen erstellen. Sie dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen ausstellen (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG-E). Bei letzterem ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers notwendig.
01. Januar 2027
Sofern Ihr Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro lag, gelten dieselben Regeln wie zuvor für die elektronische Rechnungsstellung.
01. Januar 2028
Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie E-Rechnungen erstellen, empfangen und verarbeiten können. Außer Sie gelten als Kleinunternehmer, dann müssen Sie E-Rechnungen nur empfangen und verarbeiten können. Die Erstellung bleibt für Sie freiwillig.
🚨So erfüllen Sie die Empfangspflicht
Der Gesetzgeber gewährt Ihnen zwar bestimmte Übergangsfristen, diese gelten jedoch nicht für den Empfang! Für Ihr Unternehmen ist es nämlich seit dem 01. Januar 2025 erforderlich, E-Rechnungen empfangen zu können. Dieser Empfangspflicht kommen Sie mit unserer Software Agenda InvoiceHub nach. Es ist Ihre einfache Lösung, mit der Sie E-Rechnungen empfangen, lesen, prüfen und freigeben – alles GoBD-konform versteht sich.
Welche formalen Anforderungen müssen Sie zur Erstellung einer E-Rechnung beachten?
Der Gesetzgeber knüpft die E-Rechnung an klare gesetzliche Anforderungen! Gemäß den Vorgaben ist es Pflicht, dass sich die Rechnung in einem strukturierten, elektronischen Format übermitteln lässt. Außerdem muss sie laut Vorgabe der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen oder mit der Norm EN 16931 kompatibel sein. Zum aktuellen Zeitpunkt erfüllen unter anderem die elektronischen Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD diese Bedingungen.
Neben den genannten Punkten müssen Ihre Rechnungen alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben enthalten, wie:
- Firmenname und Adresse des Rechnungserstellers und -empfängers
- Steuernummer und Umsatzsteuernummer
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Leistungszeitraum
- Rechnungsposition
- Rechnungsbetrag netto/brutto
- Leistungsdatum
- Zahlungsfrist
Was brauchen Sie, um eine E-Rechnung online zu erstellen?
Sie benötigen in der Regel eine spezielle Software-Lösung, die GoBD-konform arbeitet und mit der Sie ZUGFeRD- oder XRechnungen erstellen können. Einfache Textverarbeitungsprogramme wie Word oder Excel reichen nicht mehr aus! Das liegt daran, dass E-Rechnungen unveränderbar sein müssen und eine Aufbewahrungspflicht von 8 Jahren besteht.
So können Sie in fünf Schritten eine E-Rechnung schreiben:
Tragen Sie die vorgeschriebenen Pflichtangaben ein
Nehmen Sie als Nächstes alle vorgeschriebenen Daten in der Rechnung auf.
Formatieren Sie die E-Rechnung
Sie finden beim Blick auf die Rechnung alle vorgeschriebenen Pflichtangaben? Dann können Sie mithilfe der Software Ihre Rechnung in der gewünschten Struktur formatieren lassen.
Versenden Sie die E-Rechnungen
Je nach gewählter Software können Sie die E-Rechnungen komplett automatisiert oder auch manuell per E-Mail versenden. Ein automatisierter Prozess hat den Vorteil, dass Sie Zeit sparen und den Versand jederzeit nachverfolgen können.
Revisionssicher archivieren
Sie müssen alle E-Rechnungen revisionssicher archivieren und vor Veränderungen schützen. So bleiben Ihre Dokumente unversehrt und lassen sich jederzeit überprüfen.
Sie sehen also: Um eine E-Rechnung zu erstellen, benötigen Sie nicht zwangsläufig eine teure Software. Es gibt nämlich bereits einige Programme, die Ihnen das gewünschte Format auch kostenlos formatieren. Gemäß den Übergangsfristen ist hierfür allerdings ohnehin noch Zeit. Viel wichtiger ist es, dass Sie die seit dem 01. Januar 2025 geltende Empfangspflicht sicherstellen.
