30.01.2025 • 🕑12 Min.
XRechnung: Wie funktioniert das Rechnungsformat und warum ist es wichtig für Ihr Unternehmen?
Spätestens seit der Einführung der E-Rechnungspflicht 2025 stellen Sie sich bestimmt die Frage, welche Rechnungsformate überhaupt die notwendigen gesetzlichen Anforderungen erfüllen? Dabei sind Sie mit Sicherheit bereits auf die XRechnung gestoßen.
Die XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen, das speziell für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde. Sie ist rein maschinenlesbar und basiert auf der europäischen Norm 16931, die sicherstellt, dass alle notwendigen Daten einheitlich und korrekt strukturiert übermittelt werden.
Sie müssen sich als Unternehmer ebenfalls mit der E-Rechnung beschäftigen, auch wenn Sie bisher nichts mit XRechnungen und dem Bund als öffentlichen Auftraggeber zu tun hatten. Denn seit 2025 wird Schritt für Schritt die E-Rechnungspflicht eingeführt. Was zeichnet die XRechnung aus und worauf müssen Sie zukünftig achten? Das erfahren Sie in diesem Beitrag.
Inhaltsangabe:
- Die XRechnung als neuer Standard
- Wie kommt es zur Einführung der XRechnung?
- Neuerungen seit 2025: Was ändert sich für Unternehmen im Zusammenhang mit der XRechnung?
- Mehr Digitalisierung in Deutschland und der EU durch die XRechnung
- Der Unterschied von XRechnung zu anderen Formaten wie ZUGFeRD
- Dürfen Sie zwischen XRechnung und ZUGFeRD wählen?
- Inhalte der XRechnung: Welche Datenfelder sind verpflichtend?
- Wie kann eine E-Rechnung im XRechnungs-Format erzeugt werden?
- Müssen Unternehmen künftig alle Rechnungen als XRechnung ausstellen?
- Fazit: Die XRechnung als Schlüssel zur Digitalisierung
Die XRechnung als neuer Standard
Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF- oder Papierrechnungen dient die XRechnung dazu, Rechnungsdaten vollständig digital und ohne manuelle Zwischenschritte zu verarbeiten. Das bedeutet, dass sämtliche relevanten Informationen wie Rechnungssteller, Rechnungsempfänger, Beträge und Steuersätze in einem strukturierten XML-Format vorliegen, das von Buchhaltungs- und ERP-Systemen direkt ausgelesen werden kann.
Eine Alternative zur XRechnung bildet das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Während ZUGFeRD ein hybrides Format ist, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein visuell lesbares PDF enthält, verzichtet die XRechnung vollständig auf eine visuelle Darstellung und fokussiert sich ausschließlich auf die maschinelle Verarbeitung. Mit der richtigen Software, wie beispielsweise dem Agenda InvoiceHub, lässt sich aber auch eine reine XML-Datei als verständliches Belegbild darstellen.
Wie kommt es zur Einführung der XRechnung?
Die Grundlage für die XRechnung bildet die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die eine standardisierte elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor innerhalb der EU vorschreibt. Ziel der Richtlinie ist es, den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern, die Effizienz von Verwaltung und Geschäftsprozessen zu steigern sowie den Rechnungsprozess zu digitalisieren.
Die Norm EN 16931, auf der die XRechnung basiert, legt die technischen Anforderungen und Inhalte fest, die eine elektronische Rechnung erfüllen muss, um automatisiert verarbeitet werden zu können. Sie definiert, welche Informationen (z. B. Steuerdaten, Zahlungsbedingungen, Rechnungsbeträge) eine Rechnung enthalten muss und wie diese strukturiert sein sollten. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) spielt eine zentrale Rolle bei der Einführung und Weiterentwicklung der XRechnung in Deutschland. Sie ist verantwortlich für die Anpassung des XRechnungs-Formats an die spezifischen Anforderungen des deutschen Marktes über die Grenzen der Bundesländer hinweg und stellt sicher, dass die Vorgaben der EN 16931 eingehalten werden.
Seit 2020 nehmen öffentliche Institutionen wie zum Beispiel die Deutsche Bahn (DB) oder andere Behörden XRechnungen an und sind zum Einsatz von E-Rechnungen bei B2G-Geschäften verpflichtet.
🚨Was bedeutet B2G-Geschäft?
B2G steht für „Business-to-Government“ und beschreibt Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (Business) und öffentlichen Einrichtungen oder Behörden (Government). Unternehmen bieten in diesem Kontext Produkte, Dienstleistungen oder Lösungen an, die speziell auf die Anforderungen und Bedürfnisse des öffentlichen Sektors abgestimmt sind.
Neuerungen seit 2025: Was ändert sich für Unternehmen im Zusammenhang mit der XRechnung?
Pflicht zur E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich:
Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen wie zum Beispiel das XRechnungs-Format auch im geschäftlichen Verkehr (B2B) zu empfangen. Diese Regelung erweitert die bisherige Fokussierung auf den öffentlichen Sektor.
Vereinheitlichung der Standards:
Die Vorgaben zur maschinenlesbaren Rechnungsstellung basieren weiterhin auf der Norm EN 16931, die durch die XRechnung erfüllt wird. Unternehmen profitieren von einer höheren Standardisierung im gesamten Rechnungsverkehr.
Digitalisierungspflicht schrittweise bis 2028:
Während die vollständige Pflicht zur XRechnung bzw. E-Rechnung erst ab 2028 im B2B-Verkehr gilt, wird der Übergang seit 2025 eingeleitet. Unternehmen müssen ihre Systeme frühzeitig anpassen, um die Anforderungen fristgerecht zu erfüllen. Denn seit dem 01.01.25 sind Unternehmen bereits verpflichtet, E-Rechnungen wie die XRechnung zu empfangen
Mehr Digitalisierung in Deutschland und der EU durch die XRechnung
Die Einführung der XRechnung ist ein zentraler Baustein der Digitalisierung im Rechnungswesen. Sie fördert die Modernisierung von Geschäftsprozessen, indem sie papierbasierte und manuelle Verfahren durch automatisierte, elektronische Abläufe ersetzt. Zahlreiche Vorteile verspricht sich der Bund von der E-Rechnung:
Effizienzsteigerung
Durch die vollständige Automatisierung des Rechnungsprozesses entfallen zeitaufwändige manuelle Tätigkeiten wie die Eingabe oder Prüfung von Rechnungsdaten.
Rechtssicherheit
Der Standard der XRechnung gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie sie beispielsweise im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt sind.
Nachhaltigkeit
Der Verzicht auf Papier und physische Archivierung reduziert den Ressourcenverbrauch.
Einheitlichkeit
Mit der XRechnung wird ein einheitliches Datenformat etabliert, das den Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern vereinfacht und Missverständnisse reduziert.
Der Unterschied von XRechnung zu anderen Formaten wie ZUGFeRD
Während die XRechnung ein reines XML-Format ist und keine visuelle Darstellung enthält, kombiniert das ZUGFeRD-Format maschinenlesbare XML-Daten mit einem visuell lesbaren PDF-Dokument.
Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD:
XRechnung
Eigenschaften des Formats:
- Format: Reines maschinenlesbares XML-Format.
- Einsatzbereich: Verpflichtend für öffentliche Auftraggeber.
- Benutzerfreundlichkeit: Nicht visuell, nur maschinenlesbar.
ZUGFeRD
Eigenschaften des Formats:
- Format: Hybridformat: XML-Daten + PDF-Darstellung.
- Einsatzbereich: Flexibel, geeignet für B2B und B2G.
- Benutzerfreundlichkeit: Visuell lesbar durch PDF, auch manuelle Nutzung möglich.
Dürfen Sie zwischen XRechnung und ZUGFeRD wählen?
Die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD hängt vom Rechnungsempfänger ab:
Öffentliche Auftraggeber (B2G)
In der Regel ist die XRechnung zwingend vorgeschrieben, da sie den Vorgaben der Norm EN 16931 entspricht und ein rein maschinenlesbares Format darstellt.
Private Unternehmen (B2B)
Hier besteht oft mehr Flexibilität. Viele Unternehmen akzeptieren oder bevorzugen gar ZUGFeRD, da es eine Kombination aus maschinenlesbaren Daten (XML) und einer PDF-Darstellung bietet.
Sie sollten die Anforderungen des jeweiligen Empfängers prüfen, bevor sie sich für ein Format entscheiden. Grundsätzlich müssen seit 2025 aber alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen wie die XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen. Auch Ihr Unternehmen. Softwarelösungen wie Agenda InvoiceHub unterstützen Sie dabei.
Inhalte der XRechnung: Welche Datenfelder sind verpflichtend?
Eine XRechnung enthält alle relevanten Informationen, die für die rechtliche Gültigkeit und maschinelle Verarbeitung notwendig sind. Dazu gehören:
- Rechnungssteller: Name, Adresse, Steuernummer oder USt-ID.
- Rechnungsempfänger: Leitweg-ID (bei öffentlichen Auftraggebern), Name, Adresse.
- Rechnungsnummer und Datum: Eindeutige Identifikation der Rechnung.
- Leistungsbeschreibung: Angaben zu Produkten oder Dienstleistungen, Mengen und Preisen sowie Leistungsdatum.
- Steuerdaten: USt-Satz, Steuerbetrag, steuerfreier Umsatz (falls zutreffend).
- Zahlungsbedingungen: Bankverbindung, IBAN, Fälligkeit.
- Referenzinformationen: Bestellnummer oder Vertragsnummer, um die Rechnung zuzuordnen.
Wie kann eine E-Rechnung im XRechnungs-Format erzeugt werden?
Die Erstellung einer E-Rechnung im XRechnungs-Format erfordert spezifische Software oder Tools, die die Norm EN 16931 unterstützen. Der Prozess lässt sich in folgende Schritte unterteilen:
Datenerfassung: Alle relevanten Daten müssen, wie oben beschrieben, korrekt und vollständig vorliegen.
Nutzung eines geeigneten Tools: Eine XRechnung wird nicht manuell erstellt, sondern mithilfe einer Software wie zum Beispiel Agenda Auftragsverwaltung und Faktura.
Versand: Die fertige XRechnung wird über einen der folgenden Wege an den Empfänger gesendet:
- PEPPOL: Standardisiertes europäisches Netzwerk für den Dokumentenaustausch.
- Zentrale Rechnungseingangsportale: Öffentliche Auftraggeber in Deutschland, wie der Bund, haben Portale zur Einreichung von XRechnungen.
- Direkter Austausch: Übermittlung per E-Mail, wenn der Empfänger dies unterstützt.
Müssen Unternehmen künftig alle Rechnungen als XRechnung ausstellen?
Ab 01. Januar 2028 wird die elektronische Rechnungsstellung, einschließlich der XRechnung, im B2B-Bereich in Deutschland endgültig verpflichtend, da die seit 01. Januar 2025 bestehende Übergangsfrist ausläuft. Unternehmen müssen dann Rechnungen ausschließlich in digitalen, maschinenlesbaren Formaten wie der XRechnung oder gleichwertigen Standards (zum Beispiel ZUGFeRD) ausstellen.
Bereits seit 2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können, was die Einführung der XRechnung als Standardformat beschleunigt. Die Übergangsfristen geben Ihnen Zeit, Ihre Prozesse für die Erstellung anzupassen.
Fazit: Die XRechnung als Schlüssel zur Digitalisierung
Die Einführung der XRechnung markiert einen entscheidenden Schritt in der Digitalisierung des Rechnungswesens. Als standardisiertes, maschinenlesbares Format sorgt sie für mehr Effizienz, Rechtssicherheit und Nachhaltigkeit im Rechnungsverkehr. Gleichzeitig ist die XRechnung eine gesetzliche Anforderung, die bis 2028 vollständig in den inländischen B2B-Verkehr integriert sein wird.
Die Umstellung auf die XRechnung mag anfangs Herausforderungen mit sich bringen und wie eine auferlegte Pflicht wirken, bietet jedoch langfristig deutliche Vorteile. Unternehmen, die frühzeitig auf digitale Rechnungsprozesse setzen, verschaffen sich nicht nur einen Wettbewerbsvorteil, sondern leisten auch einen Beitrag zu einer nachhaltigen und zukunftssicheren Entwicklung ihrer internen Abläufe.
Für die praktische Umsetzung und die Integration in bestehende Systeme sind spezialisierte Softwarelösungen unerlässlich. Tools wie Agenda InvoiceHub sorgen dafür, dass Sie schon jetzt auf die zukünftigen gesetzlichen Anforderungen vorbereitet sind. So können Sie die Vorteile der XRechnung optimal nutzen und die Digitalisierung Ihrer Prozesse vorantreiben.