17.01.2025 • 10 Min.
GoBD: Was bedeuten die Buchhaltungsgrundsätze für Ihr Unternehmen?
Die GoBD – kurz für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – bilden eine zentrale Grundlage für die digitale Buchhaltung in Unternehmen. Sie wurden vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) definiert und geben vor, wie Unternehmen ihre geschäftlichen Daten erfassen, aufbewahren und bereitstellen sollten. Ziel der GoBD ist es, sicherzustellen, dass alle steuerlich relevanten Unterlagen nachvollziehbar, nachprüfbar und unveränderbar archiviert werden.
Diese Anforderungen gelten nicht nur für große Konzerne, sondern auch für mittelständische Unternehmen, Kleinunternehmer, Freiberufler und Selbstständige. Jedes steuerpflichtige Unternehmen muss gewährleisten, dass seine Buchführung und die Archivierung elektronischer Dokumente den GoBD-Vorgaben entsprechen. Dabei umfasst die Regelung sowohl Rechnungen als auch alle aufbewahrungspflichtigen Belege und Dokumente, die im Rahmen der Geschäftsvorfälle entstehen. Was sollten Sie über die GoBD also wissen?
Die Ziele der GoBD
Die GoBD-konforme Buchführung verfolgt mehrere wichtige Ziele:
Nachvollziehbarkeit und
Nachprüfbarkeit:
Geschäftsvorfälle müssen so dokumentiert werden, dass sie sowohl vom Unternehmen selbst als auch von der Finanzbehörde lückenlos nachvollzogen werden können.
Unveränderbarkeit:
Einmal gespeicherte Daten dürfen nicht ohne Dokumentation verändert oder gelöscht werden, um Manipulationen zu vermeiden.
Ordnungsmäßigkeit:
Alle Daten müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst und aufbewahrt werden.
Wer muss sich an die GoBD halten?
Die Einhaltung der GoBD-Grundsätze ist für Unternehmen jeder Größe von zentraler Bedeutung. Während größere Unternehmen oft auf spezialisierte GoBD-konforme Software setzen, stellt sich für kleinere Betriebe und Kleinunternehmer häufig die Frage, wie sie ihre Prozesse effizient und rechtskonform umsetzen können. Auch für diese Zielgruppe ist die Erstellung einer GoBD-Verfahrensdokumentation essenziell, da sie die Grundlage für eine ordnungsgemäße Betriebsprüfung bildet.
Mit den GoBD einher geht die Pflicht, sämtliche geschäftsrelevanten Daten – ob Rechnungen, Buchungen oder Belege – in einer revisionssicheren Form zu archivieren. Besonders wichtig ist das für elektronische Dokumente wie PDF-Rechnungen, die nur unter bestimmten Voraussetzungen als GoBD-konform gelten. Auch E-Rechnungen müssen, genau wie zuvor PDF- oder Papier-Rechnungen, in revisionssicherer Form archiviert werden.
Unternehmen, die ihre Buchhaltung und Archivierung den gesetzlichen Vorgaben entsprechend organisieren, profitieren nicht nur von einer höheren Rechtssicherheit, sondern auch von effizienteren und transparenten Prozessen.
Die GoBD bieten Unternehmen darüber hinaus die Chance, ihre Buchführung und Datenarchivierung zu digitalisieren und moderne Technologien wie GoBD-konforme Softwarelösungen einzusetzen. So lassen sich Arbeitsabläufe optimieren und gleichzeitig die Vorgaben des Gesetzgebers erfüllen.
GoBD: Grundlagen und Verpflichtungen
Die GoBD definieren klare Anforderungen an die Buchführung und die Archivierung von Belegen in Unternehmen.
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Alle Geschäftsvorfälle müssen so dokumentiert werden, dass sie von einem sachkundigen Dritten, wie einer Finanzbehörde oder einem Prüfer, vollständig nachvollzogen und geprüft werden können. Das bedeutet für Sie:
- Achten Sie auf klare und strukturierte Aufzeichnungen aller Buchungen.
- Belege müssen mit den entsprechenden Buchungen verknüpft sein.
- Eine Verfahrensdokumentation muss alle Prozesse und verwendeten Systeme beschreiben.
Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst werden, um eine korrekte Darstellung der Geschäftstätigkeiten zu gewährleisten. Das bedeutet für Ihre:
- Kassenaufzeichnungen: Täglich festhalten.
- Rechnungen: Innerhalb von 10 Tagen buchen.
- Deadlines: Die Zeitspanne zwischen dem Vorfall und der Buchung sollte so kurz wie möglich sein.
Richtigkeit
Die Buchhaltung muss sachlich korrekt und frei von Fehlern sein. Falsche Angaben oder ungenaue Belege gefährden die steuerliche Anerkennung. Seien Sie daher genau bei der Erfassung von Beträgen, Datumsangaben und Steuersätzen.
Unveränderbarkeit
Nachträgliche Änderungen an Buchungen oder Belegen dürfen nur dokumentiert erfolgen. Originaldaten müssen erhalten bleiben. Für Sie gilt also:
- Nutzen Sie GoBD-konforme Software, die Änderungen protokolliert.
- Keine Löschung von Originalbelegen – stattdessen Ergänzung oder Korrektur.
Vollständigkeit
Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst werden. Es darf nichts weggelassen oder vergessen werden. Das bedeutet für Sie:
- Erfassen Sie alle relevanten Belege, Buchungen und Dokumente.
- Stellen Sie sicher, dass alle Eingänge und Ausgänge – auch in elektronischer Form – berücksichtigt werden.
Ordnung
Buchungen und Belege müssen übersichtlich und systematisch organisiert sein, damit sie leicht zugeordnet und ausgewertet werden können. Für Sie gilt somit:
- Achten Sie auf einheitliche Kontierung und Buchungssysteme.
- Benennen und ordnen Sie Belege klar, z. B. nach Datum, Geschäftsvorfall oder Dokumentenart.
🚨Ist GoBD Pflicht?
Die Einhaltung der GoBD ist für alle Unternehmen in Deutschland dringend anzuraten. Ihre gesetzliche Grundlage sind die Vorgaben des Bundesministeriums für Finanzen, das die Anforderungen an Buchführung und Archivierung klar definiert hat. Grundsätzlich handelt es sich bei den GoBD um eine Verwaltungsanweisung, die insbesondere Fiskalbehörden bindet. Unternehmen, die den GoBD nicht nachkommen, riskieren schwerwiegende Konsequenzen.
- Betriebsprüfung:
Finanzbehörden prüfen bei einer Betriebsprüfung, ob die Buchführung den GoBD entspricht. Unvollständige oder fehlerhafte Dokumentationen können dazu führen, dass Buchungen nicht anerkannt werden. - Bußgelder und rechtliche Konsequenzen:
Werden die GoBD nicht eingehalten, drohen ein sogenanntes Verzögerungsgeld und im schlimmsten Fall Nachforderungen der Steuerbehörden.
GoBD-konforme Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation ist ein zentrales Element der GoBD. Sie beschreibt, wie Daten im Unternehmen erfasst, verarbeitet, gespeichert und archiviert werden. Finanzbehörden nutzen diese Dokumentation, um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu überprüfen.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine GoBD-Verfahrensdokumentation ist ein – im Idealfall - schriftliches Dokument, das die Abläufe in der Buchhaltung und Datenverarbeitung detailliert beschreibt. Es umfasst alle eingesetzten Systeme, Prozesse und Verantwortlichkeiten, von der Belegerfassung bis zur revisionssicheren Archivierung.
Aufbau und Inhalte einer vollständigen Verfahrensdokumentation:
Systembeschreibung:
Übersicht über die eingesetzten Buchhaltungs- und Kassensysteme.
Datenfluss:
Beschreibung, wie Daten erfasst, verarbeitet und archiviert werden.
Änderungsprotokoll:
Verfahren zur Dokumentation von Änderungen und Korrekturen.
Verantwortlichkeiten:
Klärung, wer für die Einhaltung der Prozesse zuständig ist.
Rolle bei der Betriebsprüfung:
Die Verfahrensdokumentation ist eine zentrale Grundlage für Betriebsprüfungen. Unternehmen ohne eine vollständige und aktuelle Verfahrensdokumentation laufen Gefahr, dass ihre Buchführung beanstandet wird. Eine fehlende oder unvollständige Dokumentation kann dazu führen, dass Finanzbehörden Schätzungen vornehmen oder Strafen verhängen, weil die Auswertbarkeit nicht gegeben ist. Die Strafen können je nach Schweregrad des Verstoßes Steuernachzahlungen, Nachzahlungszinsen oder auch Meldungen an die Bußgeldstelle des Finanzamtes sein.Besonderheiten für Kleinstunternehmen
Auch für Kleinstunternehmer gelten die GoBD, jedoch gibt es einige Erleichterungen und Ausnahmen.
Erleichterungen und Ausnahmen: Kleinstunternehmen, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, können eine vereinfachte GoBD-konforme Buchhaltung führen. Sie sind nicht zwingend an aufwändige IT-Systeme gebunden, müssen aber sicherstellen, dass ihre Belege und Daten unveränderbar und revisionssicher archiviert werden.
Wichtige Aspekte für die Buchführung kleiner Betriebe:
Rechnungen GoBD-konform archivieren:
Kleinstunternehmen können empfangene E-Rechnungen digital aufbewahren, solange die GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit erfüllt sind.
Nutzung GoBD-konformer Software:
Auch für kleine Betriebe empfiehlt sich der Einsatz geeigneter Tools, um Buchführungsprozesse zu vereinfachen und rechtssicher zu gestalten.
Verfahrensdokumentation:
Auch Kleinstunternehmen sollten eine schlanke, aber vollständige Verfahrensdokumentation erstellen, um bei Betriebsprüfungen vorbereitet zu sein.
GoBD und elektronische Rechnungen
Die reine Speicherung von Rechnungen im PDF-Format erfüllt die Anforderungen der GoBD nicht. Um sicherzustellen, dass die Speicherung von elektronischen Rechnungen den GoBD-Grundsätzen entspricht, müssen Unternehmen folgende Vorgaben einhalten:
Unveränderbarkeit:
Elektronische Rechnungen dürfen nach ihrer Speicherung nicht ohne Dokumentation verändert werden. Jede Änderung oder Ergänzung muss nachvollziehbar und protokolliert sein. Übrigens ist das auch das entscheidende Kriterium für digitalisierte Papierbelege. Das Originaldokument muss nicht aufbewahrt werden, solange keine Veränderung des Inhalts stattfindet.
Vollständigkeit:
Alle steuerlich relevanten Informationen müssen in der Rechnung enthalten und klar erkennbar sein.
Nachprüfbarkeit:
Die Datei muss jederzeit lesbar sein und bei Bedarf der Finanzbehörde zur Verfügung gestellt werden können.
Rolle von strukturierten Daten und revisionssicherer Speicherung:
Während PDF-Rechnungen visuell gut lesbar sind, fehlt ihnen die maschinenlesbare Struktur. Mit der Umstellung zur Pflicht der E-Rechnung müssen deshalb nun alternative Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung verwendet werden, die strukturierte Daten enthalten. Diese Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung und entsprechen den GoBD-Vorgaben. Ab 2025 kommt es zur schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht. Um hierauf vorbereitet zu sein, sollten Sie zeitnah auf Softwarelösungen wie Agenda InvoiceHub setzen.🚨Was sind elektronische Rechnungen?
Der Begriff „elektronische Rechnung" wird häufig missverstanden. Obwohl eine PDF-Rechnung elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen wird, entspricht sie nicht den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU an eine elektronische Rechnung. Diese Richtlinie definiert eine elektronische Rechnung als ein strukturiertes Datenformat, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Daher gelten Formate wie XRechnung und ZUGFeRD als echte elektronische Rechnungen:
- XRechnung: Ein XML-basiertes, strukturiertes Datenformat, das speziell für die elektronische Rechnungsstellung entwickelt wurde und den EU-Standards entspricht.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Dies ermöglicht sowohl die maschinelle Verarbeitung als auch die menschliche Lesbarkeit.
Im Gegensatz dazu sind Formate wie PDF, TIFF oder JPEG lediglich digitale Abbildungen von Rechnungen und erfüllen nicht die Kriterien für eine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie.
GoBD-konforme Archivierung von Rechnungen
Eine zentrale Anforderung der GoBD ist die revisionssichere Archivierung von Rechnungen. Das betrifft sowohl elektronische Belege wie E-Rechnungen als auch digitalisierte Papierdokumente. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle gespeicherten Rechnungen ordnungsgemäß archiviert und jederzeit abrufbar sind.
Nutzung digitaler Archivierungssysteme:
Digitale Archivierungssysteme, die GoBD-konform arbeiten, erleichtern die Erfüllung dieser Anforderungen erheblich. Diese Systeme gewährleisten unter anderem:
Automatische Sicherung von Rechnungen:
Die Archivierung erfolgt automatisiert und verhindert Datenverluste.
Protokollierung von Änderungen:
Jede Änderung wird dokumentiert und mit einem Zeitstempel versehen, um die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
Integration mit Buchhaltungssoftware:
Rechnungen können direkt in die Buchhaltungsprozesse eingebunden werden, was den Arbeitsaufwand reduziert und die Effizienz steigert.
GoBD-konforme Archivierung und die E-Rechnungspflicht
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht seit dem 1. Januar 2025 im B2B-Bereich sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen und zu versenden.
Die Anforderungen an die GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen sind grundsätzlich gleich zu den Anforderungen, die es vor der Einführung der E-Rechnungspflicht gab. Zusammengefasst sind diese Punkte von Bedeutung:
Elektronische Aufbewahrung:
E-Rechnungen müssen in ihrem Ursprungsformat elektronisch archiviert werden; ein Ausdruck zur Aufbewahrung ist nicht ausreichend.
Unveränderbarkeit:
Die gespeicherten Daten dürfen nachträglich nicht verändert werden können. Jegliche Änderungen müssen protokolliert und nachvollziehbar sein.
Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit:
Die archivierten E-Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und für Prüfungen zugänglich sein.
Sicherheit:
Es muss sichergestellt sein, dass die Daten vor Verlust, Beschädigung oder unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Nicht GoBD-konform sind:
- Papierausdrucke von E-Rechnungen: Das Ausdrucken und physische Archivieren elektronischer Rechnungen erfüllt nicht die GoBD-Anforderungen.
- Unstrukturierte Formate: Rechnungen in Formaten wie reinen PDF ohne eingebettete strukturierte Daten gelten nicht als E-Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie und sind daher nicht GoBD-konform.
Schritte zur GoBD-konformen Archivierung:
Einsatz geeigneter Software: Nutzen Sie spezialisierte Archivierungssysteme, die die GoBD-Anforderungen erfüllen und eine revisionssichere Speicherung gewährleisten.
Dokumentation von Prozessen: Erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation, die den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung und -archivierung beschreibt.
Regelmäßige Überprüfung: Überwachen und prüfen Sie regelmäßig Ihre Archivierungssysteme und -prozesse auf Einhaltung der GoBD-Vorgaben.
Vorteile der GoBD für Ihr Unternehmen
Effizienz durch strukturierte Prozesse:
Die GoBD fördern klar definierte und automatisierte Abläufe. Geschäftsvorfälle werden vollständig, nachvollziehbar und systematisch erfasst. Das spart Zeit und reduziert den manuellen Aufwand, etwa durch automatisierte Datenerfassung und -archivierung mit GoBD-konformer Software.
Reduzierung von Fehlern und Sicherstellung der Rechtskonformität:
Durch die klare Dokumentation und revisionssichere Archivierung minimieren Unternehmen das Risiko von Eingabefehlern und Unregelmäßigkeiten. Gleichzeitig stellen sie sicher, dass alle Vorgaben des Finanzamts eingehalten werden.
Vereinfachung der Betriebsprüfung:
Mit revisionssicher archivierten Belegen und einer vollständigen Verfahrensdokumentation können Betriebsprüfungen schnell und unkompliziert durchgeführt werden. Unternehmen profitieren von einem klaren Überblick über ihre Daten und einer optimalen Vorbereitung für Nachfragen der Finanzbehörde.
Fazit: Mit GoBD-konformer Software sind Sie auf alles vorbereitet
Die GoBD sind nicht nur als dringende Empfehlung zu sehen. Sie bieten Unternehmen die Chance, ihre Buchhaltungsprozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Mit einer GoBD-konformen Software profitieren diese von automatisierten Abläufen, minimierten Fehlern und einer stressfreien Vorbereitung auf Betriebsprüfungen.