30.01.2025 • 7 Min.
ZUGFeRD: Warum das digitale Rechnungsformat auch Ihr Unternehmen betrifft
ZUGFeRD steht für das Zentrale User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland. Es handelt sich um ein standardisiertes Rechnungsformat. Das Besondere an ZUGFeRD: Es kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einer visuellen Darstellung im PDF-Format. Dadurch ist es sowohl für automatisierte Systeme als auch für Menschen verständlich. Warum das für Sie als Unternehmer wichtig ist? Weil seit 2025 die E-Rechnungspflicht schrittweise eingeführt wird. Hier erfahren Sie alles, was Sie zur elektronischen ZUGFeRD-Rechnung wissen müssen.
Inhaltsangabe:
- Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)
- ZUGFeRD: Die technischen Grundlagen
- Der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung
- Vorteile des ZUGFeRD-Formats
- Wie erstellt man eine ZUGFeRD-Rechnung?
- Rechtliche Rahmenbedingungen und Anforderungen
- Perspektiven und Entwicklungspotenziale
- Fazit: Warum ZUGFeRD immer wichtiger wird
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)
Die Entwicklung des ZUGFeRD-Formats wurde maßgeblich vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) vorangetrieben. Das FeRD ist eine Initiative, die 2010 von Wirtschaft und Verwaltung ins Leben gerufen wurde, um die Digitalisierung der Rechnungsstellung in Deutschland zu fördern. Ziel des Forums ist es, einheitliche Standards zu schaffen, die den Austausch elektronischer Rechnungen vereinfachen und international kompatibel machen.
FeRD arbeitet eng mit europäischen Institutionen zusammen, um sicherzustellen, dass das ZUGFeRD-Format nicht nur in Deutschland, sondern auch im internationalen Rechnungsverkehr eingesetzt werden kann. Dank seiner Flexibilität und Standardisierung ist ZUGFeRD ein zentraler Baustein für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht und wird zunehmend von Unternehmen verwendet.
ZUGFeRD: die technischen Grundlagen
Ein ZUGFeRD-Beleg ist eine elektronische Rechnung, die in einem hybriden Format bereitgestellt wird. Dieses Format kombiniert eine maschinell lesbare XML-Datei mit einer klassischen PDF-Darstellung. Das Besondere daran ist die doppelte Funktionalität: Die Rechnung kann sowohl von Menschen gelesen als auch von ERP-Systemen und Buchhaltungsprogrammen automatisiert verarbeitet werden.
ZUGFeRD-Rechnungen erfüllen als Format die Anforderungen der Europäischen Norm EN 16931, wodurch sie einheitlich und rechtskonform sind. Diese Norm stellt sicher, dass alle notwendigen Rechnungsdaten wie Steuersätze, Beträge und Zahlungsinformationen standardisiert und vollständig übermittelt werden.
Die ZUGFeRD-Datei setzt sich aus zwei wesentlichen Bestandteilen zusammen:
PDF-Darstellung
- Dieses Element enthält eine visuelle Darstellung der Rechnung und sieht aus wie eine herkömmliche PDF, ohne die EN 16931-Norm zu verletzen. Es dient der manuellen Prüfung durch Menschen.
- Unternehmen, die bisher mit PDF-Rechnungen gearbeitet haben, profitieren von der vertrauten Darstellung.
XML-Daten
- Die XML-Datei ist der maschinenlesbare Teil der ZUGFeRD-Rechnung. Sie enthält alle wichtigen Rechnungsdaten in einem strukturierten Format, das von Buchhaltungs- und ERP-Systemen direkt verarbeitet werden kann.
- Die XML-Daten sind so aufgebaut, dass sie keine zusätzlichen Konvertierungen oder Anpassungen benötigen und direkt den Anforderungen der Richtlinie EN 16931 entsprechen.
Der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung
Sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung sind wichtige Standards für elektronische Rechnungen, doch sie unterscheiden sich in ihrer Ausgestaltung und ihrem Anwendungsbereich:
| Merkmal | ZUGFeRD | XRechnung |
| Format | Hybrid: Kombination aus PDF und XML | Reines XML-Format, keine visuelle Darstellung |
| Anwendungsbereich | B2B (Business-to-Business), B2G (Business-to-Government), B2C (Business-to-Customer) | Hauptsächlich für öffentliche Auftraggeber |
| Lesbarkeit | Menschlich lesbar durch PDF, maschinell lesbar durch XML | Ausschließlich maschinell lesbar, keine visuelle Komponente |
| Flexibilität | Einfacher Einsatz in verschiedenen Geschäftsbereichen | Strikte technische Anforderungen, speziell für öffentliche Verwaltung |
| Normenkonformität | Konform mit EN 16931 | Konform mit EN 16931 |
Das ZUGFeRD-Format verbindet die Vorteile moderner, maschinenlesbarer Rechnungen mit der Vertrautheit traditioneller PDF-Darstellungen – und steht damit im Gegensatz zur rein XML-basierten XRechnung. Es ist die ideale Lösung für Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren und gleichzeitig gesetzliche Vorgaben wie die E-Rechnungs-Pflicht erfüllen möchten.
Vorteile des ZUGFeRD-Formats
Das E-Rechnungsformat ZUGFeRD hat einige entscheidende Vorteile:
- Einfache Verarbeitung für alle Beteiligten: Das ZUGFeRD-Format vereinfacht die Rechnungsverarbeitung. Während Rechnungsempfänger von automatisierten Prozessen profitieren, bleibt die PDF-Darstellung für manuelle Prüfungen verfügbar. Rechnungsaussteller stellen sicher, dass ihre Rechnungen gesetzeskonform sind und problemlos weiterverarbeitet werden können.
- Effizienter Rechnungsaustausch: Dank der EN-16931-Konformität ist ZUGFeRD international nutzbar, was den Rechnungsaustausch in der EU und darüber hinaus vereinfacht. Es unterstützt Unternehmen dabei, die Anforderungen der E-Rechnungspflicht zu erfüllen. International spricht man häufig von der E-Invoice .
- Automatisierung und Zeitersparnis: ZUGFeRD ermöglicht die automatisierte Übertragung von Rechnungsdaten in ERP- und Buchhaltungssoftware. Dadurch werden manuelle Eingaben überflüssig, Fehler reduziert und Bearbeitungszeiten verkürzt.
- Nachhaltigkeit durch Digitalisierung: Das papierlose ZUGFeRD-Format schont Ressourcen und reduziert den ökologischen Fußabdruck. Elektronische Rechnungen sparen Speicherplatz und ermöglichen eine nachhaltigere Arbeitsweise.
Mit ZUGFeRD gelingt es, Rechnungsdaten in einem modernen, EU-konformen Datenformat bereitzustellen, das die Anforderungen von Unternehmen, Verwaltungen und öffentlichen Auftraggebern gleichermaßen erfüllt.
Das ZUGFeRD-Format ist damit nicht nur ein Werkzeug zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern ein wichtiger Schritt in Richtung einer vollständig digitalisierten und effizienten Geschäftswelt.
Wie erstellt man eine ZUGFeRD-Rechnung?
Die Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung erfordert eine E-Rechnungs-Software, die sowohl eine PDF-Darstellung als auch eine maschinenlesbare XML-Datei integriert. Der Prozess ist dabei einfach:
Rechnungsdaten erfassen
Alle relevanten Angaben wie Empfänger, Steuersätze, Beträge und Zahlungsinformationen werden eingegeben.
Format wählen
Die Software generiert die Rechnung automatisch im ZUGFeRD-Format, indem sie die XML-Daten in das PDF einbettet.
Rechnung versenden
Die fertige ZUGFeRD-Rechnung kann per E-Mail im Anhang oder über elektronische Plattformen an den Empfänger gesendet werden.
Mit der richtigen Software lässt sich heute auch Ihre PDF in ZUGFeRD umwandeln, allerdings nicht immer kostenlos. Gerade bei einem höheren Rechnungsaufwand sollten Sie also auf eine Lösung setzen, die automatisiert ZUGFeRD-Rechnungen erstellt.
Rechtliche Rahmenbedingungen und Anforderungen
ZUGFeRD-Rechnungen müssen spezifische gesetzliche Vorgaben erfüllen, um als ordnungsgemäß anerkannt zu werden. Dazu gehören:
- Steuerrechtliche Anforderungen: Rechnungen im ZUGFeRD-Format müssen den Vorgaben des deutschen Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG) entsprechen. Dazu zählen vollständige Angaben wie Steuersätze, Beträge, Rechnungsnummer und Leistungsbeschreibung.
- Konformität mit der Norm EN 16931: Die Europäische Norm 16931 bildet die Grundlage für E-Rechnungen in der EU. Sie definiert die Inhalte und technischen Spezifikationen, die eine Rechnung erfüllen muss, um rechtsgültig und maschinenlesbar zu sein. Das ZUGFeRD-Format erfüllt diese Anforderungen und gewährleistet so einen standardisierten und sicheren Rechnungsaustausch
GoBD-Konformität und revisionssichere Archivierung
E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format müssen gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) archiviert werden.
Wichtige Aspekte hierbei sind:
Unveränderbarkeit
Rechnungsdokumente müssen revisionssicher gespeichert werden, sodass Änderungen ausgeschlossen sind.
Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit
Die gespeicherten Rechnungsdaten müssen jederzeit für steuerliche Prüfungen verfügbar sein.
Langfristige Aufbewahrung
Rechnungen müssen über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist zugänglich und lesbar bleiben.
Das ist neu seit 2025: ZUGFeRD oder andere E-Rechnungsformate werden bald zur Pflicht
Mit dem 1. Januar 2025 ist in Deutschland die gesetzliche Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen (B2B) in Kraft getreten. Die Einführung dieser Maßnahme zielt darauf ab, die Digitalisierung voranzutreiben, Prozesse zu optimieren und Steuerbetrug zu reduzieren.
Was bedeutet das für Unternehmen?
- Empfang von E-Rechnungen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Eine Software wie Agenda InvoiceHub hilft Ihnen dabei, dieser Pflicht unkompliziert nachzukommen.
- Ausstellung von E-Rechnungen: Die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen wird schrittweise eingeführt. Übergangsregelungen ermöglichen es Unternehmen, bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen zu versenden. Für PDF-Rechnungen und andere digitale Formate bedarf es jedoch einer Zustimmungspflicht des Rechnungsempfängers, diese Formate empfangen zu wollen. Ab dem 1. Januar 2028 wird die elektronische Rechnungsstellung dann spätestens verpflichtend.
Welche Formate sind zulässig?
Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten Format vorliegen, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Anerkannte Formate sind beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD. Diese Formate entsprechen der europäischen Norm 16931 und gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
Perspektiven und Entwicklungspotenziale
Das ZUGFeRD-Format ist bereits heute ein zukunftssicherer Standard, bietet aber noch weiteres Potenzial:
- Verbindung mit XRechnung: Als ebenfalls EN-16931-konformes Format kann ZUGFeRD in Verbindung mit der XRechnung genutzt werden. Während XRechnung primär für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde, ermöglicht ZUGFeRD eine flexiblere Nutzung im B2B-, B2G-Bereich und B2C-Bereich.
- Internationale Kompatibilität: ZUGFeRD unterstützt den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU und kann durch kontinuierliche Weiterentwicklung auch weltweit an Bedeutung gewinnen.
- Technologische Innovationen: Mit zunehmender Verbreitung von Automatisierung und künstlicher Intelligenz wird das maschinenlesbare XML-Format noch stärker in digitale Workflows integriert werden.
Fazit: Warum ZUGFeRD immer wichtiger wird
Das ZUGFeRD-Format vereint die Vorteile der Digitalisierung mit der praktischen Nutzbarkeit für Unternehmen und Behörden. Es ist nicht nur ein Rechnungsformat, sondern eine Lösung, die den Übergang von manuellen zu automatisierten Prozessen erleichtert. Durch die Kombination von PDF-Darstellung und maschinenlesbaren XML-Daten dient ZUGFeRD als Bindeglied zwischen traditionellen Abläufen und der digitalen Zukunft.
Mit ZUGFeRD können Unternehmen die Anforderungen der E-Rechnungs-Pflicht erfüllen und gleichzeitig ihre internen Prozesse effizienter gestalten. Besonders in Zeiten, in denen die Digitalisierung in allen Bereichen voranschreitet, ist das Format ein wichtiger Schritt, um mit den aktuellen Entwicklungen und den Standards in Sachen Effizienz Schritt zu halten. Mit Agenda InvoiceHub sind Sie schon jetzt auf diese Herausforderungen und die neuen gesetzlichen Vorgaben vorbereitet.