28.02.2025 • 🕑 6 Min.

Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können – das sollten Sie jetzt wissen!

Seit dem 01. Januar 2025 greift die neue E-Rechnungspflicht! Das beschloss der Gesetzgeber am 27. März 2024 innerhalb des Wachs­tums­chan­cen­gesetzes für den inländischen Geschäftsverkehr im B2B-Sektor. Für Sie als Unternehmer bedeutet diese Rege­lung: Sie müssen zukünftig elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und versenden können. Laut einem im Oktober ver­öffent­lich­ten BMF-Schreiben sieht der Gesetzgeber eine schrittweise Einführung (Übergangsfristen) der E-Rechnungspflicht bis zum Jahr 2028 vor. Doch bereits seit dem 01. Januar 2025 muss Ihr Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können. Alles, was Sie hierzu wissen müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Inhaltsangabe:

  1. Wer muss seit 2025 E-Rechnungen empfangen können?
  2. Was passiert, wenn man keine E-Rechnungen em­pfan­gen kann?
  3. Was benötige ich, um E-Rechnungen zu empfangen?

Wer muss seit 2025 E-Rechnungen empfangen können?

Grundsätzlich müssen Unternehmen, die mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten (B2B-Sektor) seit dem 01. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und lesen können. Die dafür vorgeschriebenen Rechnungsformate sind unter anderem die beiden Haupt­formate ZUGFeRD und XRechnung. Das ist übrigens unabhängig davon, ob Sie Ihr Unternehmen im Haupt- oder Neben­erwerb be­treiben. Auch bedarf es keiner vorherigen Zustimmung des Rechnungsempfängers. Eine Übergangsregelung sieht der Gesetzgeber für den Empfang von E-Rechnungen nicht vor! Sie sollten also schleunigst prüfen, inwieweit Ihr Buchhaltungsprogramm dazu in der Lage ist.

Auch, wenn Sie mit einem Steuerberater oder einem Buchhaltungsbüro zusammenarbeiten, benötigen Sie eine geeignete Software-Lösung. Der Agenda InvoiceHub unterstützt Sie bei der Annahme von E-Rechnungen, der Archivierung sowie der Übermittlung an Ihren Steuerberater oder an das Buchhaltungsbüro.

Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die in einem elektronischen und strukturierten Dateiformat versendet, erstellt und verarbeitet werden, sowie den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Zu den bisher anerkannten digitalen Rech­nungs­for­ma­ten gehören zum Beispiel XRechnung und ZUGFeRD. PDF- sowie Papierrechnungen erfüllen diese An­for­de­run­gen jedoch nicht.

Was passiert, wenn man keine E-Rechnungen em­pfan­gen kann?

Wenn Sie beziehungsweise Ihr Unternehmen keine E-Rechnungen empfangen können, geht das mit unterschiedlichen Konsequenzen einher.

Kein Anspruch auf Vorsteuerabzug

Kommen Sie der Einführung dieser Verpflichtung nicht nach, besteht die Gefahr, dass Sie den Vorsteuerabzug nicht geltend machen können. Falls Sie beispielsweise Rechnungen, die nicht dem gesetzlichen Format entsprechen, übermitteln, kann Ihnen das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern.

Verstoß gegen gesetzliche Vorgaben

Die E-Rechnungspflicht rief der Gesetz­geber als Teil einer Initiative zur Digi­ta­li­sierung und Automatisierung des Rech­nungswesens ins Leben. Sollten Sie keine E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung empfangen können, verstoßen Sie gegen die ge­setz­lichen Vorschriften. Je nach Schwere des Verstoßes und der Dauer kann dies zu erheblichen Bußgeldern führen.

Verstoß gegen die steuerliche Compliance

Sie müssen den Finanzbehörden eine lückenlose elektronische Dokumentation vorlegen können. Außerdem verlangen diese eine GoBD-konforme Archivierung aller Rechnungsdaten, die sowohl für Rech­nungs­empfänger als auch Rech­nungs­aussteller gelten. Bemerken die Finanzbehörden im Laufe einer Steuer­prü­fung einen Verstoß gegen die E-Rech­nungs­pflicht, geht dies mit em­pfind­lichen Sanktionen einher.

Was benötige ich, um E-Rechnungen zu empfangen?

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht stellt sich für viele Unternehmen die Frage, welche technischen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um gesetzeskonform elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Der reine Empfang, beispielsweise per E-Mail, reicht nicht aus – es bedarf geeigneter Softwarelösungen, Schnittstellen und Prozess­an­pas­sun­gen, um die strukturierten Rechnungsformate zu lesen, weiterzuverarbeiten und revisionssicher zu archivieren:

Eine geeignete Buchhaltungssoftware oder E-Rech­nungs­lösung

Ohne spezialisierte Software wird es schwierig, den gesetzlichen An­for­de­run­gen gerecht zu werden. Eine E-Rechnungssoftware wie Agenda InvoiceHub un­terstützt Unternehmen dabei, E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung zu empfangen, zu entschlüsseln, zu prüfen und weiterzuleiten. Dabei ist es entscheidend, dass die Software nicht nur die reine Anzeige der Rechnungen ermöglicht, sondern auch eine nahtlose Weiterverarbeitung für die Buchhaltung und Steuererklärung gewährleistet.

GoBD-konforme Archivierungslösung

Die GoBD schreiben eine ordnungsgemäße Archivierung aller E-Rechnungen vor. Dies bedeutet, dass die Rechnungen:

  • unveränderbar gespeichert werden müssen,
  • jederzeit abrufbar sein sollten,
  • eine nachvollziehbare Dokumentation der Bearbeitungsschritte erfordern.

Moderne Softwarelösungen ermöglichen eine automatische und revi­sions­sichere Speicherung eingegangener Rechnungen. Falls Unternehmen keine eigene Lösung implementieren, sollten sie prüfen, ob ihr Steuerberater oder Buchhaltungsbüro eine Archivierungslösung bereitstellt.

Sichere Kommuni­ka­tions­wege

Auch wenn Rechnungen per E-Mail empfangen werden, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie nicht nur unstrukturierte PDFs, sondern tatsächlich elektronische Rechnungsformate erhalten. Manche Unternehmen nutzen spezielle Kundenportale für den Rechnungsaustausch. In solchen Fällen sollte geprüft werden, ob die Schnittstellen der genutzten Software einen automatisierten Abruf ermöglichen.

Schnittstellen zur Steuerkanzlei oder internen Buchhaltung

Um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, ist eine direkte Anbindung an Steuerberater oder Buchhaltungssoftware sinnvoll. Idealerweise ermöglicht die Lösung eine automatische Weiterleitung der E-Rechnungen an den Steuer­be­rater oder das Buchhaltungsbüro. Plattformen wie Agenda InvoiceHub bieten solche Funktionen an, wodurch die digitale Verarbeitung erheblich erleichtert wird.

Schulung und Prozessanpassung

Neben den technischen Anforderungen müssen Unternehmen ihre internen Prozesse anpassen. Die Einführung von E-Rechnungen bedeutet für viele Firmen eine Umstellung der bisherigen Rechnungsverarbeitung. Mitarbeiter sollten geschult werden, um die neuen Anforderungen zu verstehen und korrekt mit der Software zu arbeiten.

Es steht außer Frage: Ohne passende Lösung wird es kompliziert

Die Annahmepflicht für E-Rechnungen ist mehr als nur eine technische Umstellung – sie erfordert eine durchdachte Prozess­an­pas­sung. Unternehmen, die sich frühzeitig mit den notwendigen Anforderungen auseinandersetzen, profitieren von einer effizienteren Rechnungsabwicklung und minimieren das Risiko von Compliance-Verstößen. Die Nutzung einer spezialisierten Softwarelösung ist dabei der einfachste Weg, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.