22.01.2025 • 6 Min.
ZUGFeRD vs. XRechnung: Worin liegt der Unterschied?
In Deutschland gilt seit dem 01. Januar 2025 eine E-Rechnungspflicht. Die elektronischen Rechnungen müssen fortan die gesetzlichen Anforderungen nach EU-Norm EN16931 erfüllen. Als Standards gelten hierfür die Formate ZUGFeRD und XRechnung, die Sie im Rahmen der Pflicht zur E-Rechnung als Unternehmer nutzen können. Legen Sie die beiden Rechnungsformate nebeneinander und stellen einen Vergleich ZUGFeRD vs. XRechnung an, erkennen Sie einen Unterschied in der Struktur und Nutzung. Wie genau dieser aussieht, das erfahren Sie in diesem Artikel.
ZUGFeRD vs. XRechnung – was sind das eigentlich für Formate?
Bevor wir uns dem konkreten Vergleich „ZUGFeRD vs. XRechnung“ widmen, möchten wir Ihnen kurz die beiden E-Rechnungsformate vorstellen.
Was genau ist eine XRechnung und woran erkennt man sie?
Bisher läuft es bei Ihnen im Unternehmensalltag wahrscheinlich noch so ab: Sie bekommen eine Rechnung (PDF-Format) von Ihrem Kunden per E-Mail zugeschickt. Diese öffnen Sie, kontrollieren alle darauf befindlichen Daten und überweisen dann den Rechnungsbetrag. Die XRechnung ist hingegen das komplette Gegenteil zur PDF-Rechnung. Es ist ein rein maschinenlesbares Format und wird als XML-Datei versendet.
Gibt es bestimmte Indikatoren, woran ich dieses Rechnungsformat erkenne? Ja, sobald Sie eine XRechnung öffnen, sehen Sie keine visuelle Darstellung der Rechnung, sondern es öffnet sich eine Art Textdatei, in der Sie einen Computercode vorfinden. Dieser Code enthält jedoch alle wichtigen Informationen, die auf einer Rechnung stehen müssen, wie:
- Rechnungsempfänger
- Rechnungsersteller
- Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung
- Leistungsdatum
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- etc.
Für das menschliche Auge sind die dort enthaltenen Informationen kaum zu entziffern. Maschinen hingegen können diese Informationen problemlos auslesen. Eine solche XML-Datei laden Sie einfach in Ihr Buchhaltungsprogramm oder den Agenda InvoiceHub hoch, welcher diese dann maschinell ausliest. Ein Aspekt, der den gesamten Buchhaltungsprozess massiv beschleunigt.
So könnte eine XRechnung als XML-Datei als Beispiel in der Praxis aussehen:
XRechnung: Die Vor- und Nachteile in der Übersicht
Vorteile des Formats XRechnung:
Automatisierung: Da XRechnungen in einem rein strukturierten XML-Format versendet werden, eignen sie sich für die vollautomatische Verarbeitung innerhalb eines Buchhaltungssystems.
Fehler vermeiden: Da der Prozess vollständig automatisiert abläuft und Medienbrüche wegfallen, sinkt die Fehlerquote massiv.
Standardisiert und rechtskonform: XRechnungen erfüllen sämtliche gesetzlichen Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Dadurch eignen sie sich besonders als bevorzugtes Rechnungsformat für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland.
Nachteil des Formats XRechnung:
XRechnungen umfassen ausschließlich eine XML-Datei, deren Inhalt einem Computercode ähnelt. Sie sind für das menschliche Auge nicht lesbar.
Was genau ist das ZUGFeRD-Format und woran erkenne ich es?
ZUGFeRD ist eine Art hybrides Rechnungsformat, welches eine Kombination aus PDF und XRechnung darstellt – ausgeschrieben bedeutet es übrigens: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Der Vorteil liegt darin, dass sowohl der Mensch als auch die Maschine dieses Rechnungsformat lesen können – es verbindet sozusagen das Beste aus beiden Formaten.
Aber wie erkenne ich eine ZUGFeRD-Rechnung eigentlich? Schauen Sie sich die Rechnung auf einem PC an, gilt sie laut hinterlegten Datei-Informationen als PDF-Format. Auffällig hierbei ist jedoch die Dateigröße. Sie liegt ungefähr zwischen der einer normalen PDF- und der einer XRechnung. Sobald Sie die Datei öffnen, sehen Sie eine ganz normale Rechnung, die Sie visuell erfassen können. Den Unterschied zur normalen PDF-Rechnung erkennen Sie, wenn Sie sich den Anhang der ZUGFeRD-Rechnung anschauen. Dort finden Sie nämlich eine für Maschinen lesbare XML-Datei. Es ist außerdem möglich, eine PDF-Rechnung in XRechnung oder ZUGFeRD umzuwandeln. Für diesen Umwandlungsprozess benötigen Sie allerdings eine spezielle Software.
So sieht zum Beispiel eine ZUGFeRD-Rechnung aus:
ZUGFeRD: Die Vor- und Nachteile in der Übersicht
Flexibilität: ZUGFeRD-Rechnungen können Sie sowohl im B2B-, im B2G- als auch im B2C-Sektor nutzen.
Versand: Diese Rechnungen können Sie über unterschiedliche Versandwege übermitteln, wie beispielsweise per E-Mail oder über eine Rechnungssoftware.
Lesbarkeit: ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich wie ein PDF-Format vom Menschen lesen und auch bearbeiten.
Implementierung: Wegen des vorhandenen PDF-Formats können Sie ZUGFeRD leicht in Ihrem Unternehmen implementieren, wenn Sie Rechnungen versenden.
Gesetzliche Vorgaben der Archivierung: ZUGFeRD-Rechnungen erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben im Bereich der revisionssicheren Archivierung.
Sie benötigen für die vollumfängliche Nutzung von ZUGFeRD eine spezielle Software – wie beispielsweise Agenda InvoiceHub – , die XML-Dateien verarbeiten kann.
ZUGFeRD vs. XRechnung – die konkreten Unterschiede in der Übersicht
Sie sehen also: Die beiden Rechnungsformate weisen jeweils ihre eigenen Vor- und Nachteile auf. Auch die Beispiele einer ZUGFeRD-Rechnung und XRechnung zeigen Unterschiede in der Lesbarkeit für Mensch beziehungsweise Maschine auf.
Damit Sie sich einen besseren Überblick verschaffen können, haben wir Ihnen die konkreten Unterschiede zwischen ZUGFeRD vs. XRechnung hier tabellarisch zusammengefasst:
| ZUGFeRD | XRechnung | |
| Dateiformat | ZUGFeRD stellt ein sogenanntes hybrides Modell (PDF/A-3) dar. Es enthält sowohl eine für das menschliche Auge lesbare PDF-Datei, als auch eine für Maschinen strukturierte XML-Datei. | XRechnung umfasst ausschließlich eine XML-Datei. |
| Zielgruppe | ZUGFeRD wurde für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen konzipiert (B2B-Sektor). Durch die einfache Lesbarkeit im PDF-Format können Sie diese auch für die Rechnungsstellung an Endkunden nutzen (B2C-Bereich). | XRechnung zielt überwiegend auf den B2G-Sektor, also den Rechnungsversand an deutsche Behörden, ab. |
ZUGFeRD vs. XRechnung – für welches Rechnungsformat sollte ich mich entscheiden?
Jetzt stellt sich für Sie wahrscheinlich die Frage: ZUGFeRD oder XRechnung, welches der beiden Formate sollte ich wählen? Die Antwort liegt letztlich in Ihren Händen! Denn mit beiden Rechnungsformaten erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben aus der Pflicht zur E-Rechnung.
Einen ersten Anhaltspunkt könnten Ihnen Ihre Kunden liefern. Mit welchen Kunden arbeiten Sie zusammen und welche Rechnungsstellung wünschen sie? Arbeiten Sie ausschließlich mit Kunden aus dem B2B-Sektor zusammen, empfiehlt sich ZUGFeRD. Das Format enthält sowohl eine PDF- als auch eine XML-Datei, wodurch es von Mensch und Maschine lesbar ist.
Wenn Ihr Unternehmen hingegen auf die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern und Behörden spezialisiert ist, empfiehlt sich die Nutzung von XRechnung. Sie erfüllt alle Bedingungen für den Austausch von elektronischen B2G-Rechnungen. Liegt Ihr Kerngeschäft jedoch in beiden Sektoren (B2B und B2G), könnte ZUGFeRD in der Version 2.0 die richtige Wahl sein. Es erfüllt die Kundenwünsche aus beiden Sektoren!
🚨Was unterscheidet ZUGFeRD 2.0 von vorherigen Versionen?
- Kompatibilität mit XRechnung: ZUGFeRD 2.0 ist vollständig kompatibel mit dem deutschen Standard XRechnung, was den Einsatz im öffentlichen Sektor erleichtert.
- Technische Struktur: Die XML-Struktur in ZUGFeRD 2.0 basiert auf dem UN/CEFACT-Standard und dem CII 16B Schema, was eine verbesserte Interoperabilität und erweiterte Funktionalitäten ermöglicht.
- Profile und Flexibilität: ZUGFeRD 2.0 bietet zusätzliche Profile, die für verschiedene Anwendungsfälle entwickelt wurden. Diese Profile erweitern die Einsatzmöglichkeiten und bieten mehr Flexibilität im Vergleich zu den vorherigen Profilen.
- Internationale Zusammenarbeit: ZUGFeRD 2.0 wurde in enger Abstimmung mit dem französischen Standard Factur-X entwickelt, was die grenzüberschreitende Nutzung und Akzeptanz in Europa fördert.