11.12.2024 •   8 Min.

E-Rechnung: Das müssen Unternehmer jetzt wissen!

Ab dem 01. Januar 2025 schreibt der Gesetzgeber die neue E-Rechnungsverordnung für den B2B-Sektor gesetzlich vor. Unternehmen müssen dann erstmals in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und unter Gewährung gewisser Übergangsfristen auch auszustellen. Dieser Schritt war schon lange im Gespräch und beruht letztlich auf dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes (27. März 2024; BGBl I 2024 Nr. 108). Aber was bedeutet das jetzt eigentlich für Unternehmen genau? Lösen die digitalen Rechnungen zukünftig vollständig die Papierrechnungen ab? Alles, was Sie zum Thema E-Rechnungen wissen müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Inhaltsangabe:

  1. Was wird sich durch die E-Rechnung verändern?
  2. Was ist eine E-Rechnung und wie ist sie aufgebaut?
  3. Welches Ziel verfolgt das E-Rechnungsgesetz?
  4. Gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für jedes Unternehmen?
  5. Welche Übergangszeiten gibt es für die Einführung der E-Rechnung?
  6. Verändern sich durch die E-Rechnung die Aufbewahrungsfristen?
  7. E-Rechnungspflicht: Wie sollten Unternehmen jetzt vorgehen?

Was wird sich durch die E-Rechnung verändern?

Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes beschloss die Bundesregierung, ab Anfang 2025 die Pflicht zur E-Rechnung einzuführen. Ihr Ziel ist es, mit dem neuen Gesetz die Wettbewerbsfähigkeit und den Standort Deutschland zu stärken. Als Unternehmer verschicken Sie allerdings wahrscheinlich schon jetzt Ihre Rechnungen per E-Mail, beispielsweise als PDF. Sprich: Eigentlich setzen Sie ja bereits auf E-Rechnungen, oder? Grundsätzlich ja, dennoch verändert die neue Gesetzgebung die Definition „Was eine E-Rechnung ist“ und koppelt sie an gewisse Anforderungen.

Eine einfache elektronische PDF-Rechnung reicht zukünftig nicht aus, um diese neuen Anforderungen zu erfüllen! Mit Einführung der E-Rechnung durch den Bund gibt es bestimmte Kriterien, wie eine Rechnung auszusehen hat. Ein Aspekt, den es bisher so noch nicht gab. Es war lediglich im Umsatzsteuergesetz festgelegt, welche Daten auf einem solchen Dokument stehen müssen. Diese sind zum Beispiel Angaben wie:

  • Rechnungsnummer
  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Beschreibung des Produktes oder die Dienstleistung
  • Menge und Preis
  • Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmens


Es gibt also bereits klare Vorschriften, welche Daten auf einer Rechnung in Digital- oder Papierform stehen müssen. Die neue E‑Rechnungsverordnung gibt hingegen zusätzlich noch den genauen Aufbau einer Rechnung vor.

Was ist eine E-Rechnung und wie ist sie aufgebaut?

Genau genommen handelt es sich bei einer E-Rechnung um eine Rechnung, die im strukturierten, elektronischen Format empfangen, ausgestellt und übermittelt werden kann. Sie eignet sich dadurch für eine vollautomatische Rechnungsverarbeitung, wie sie sich bereits zahlreiche Unternehmer in der digitalen Welt wünschen. Außerdem muss sie allen Kriterien der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Kurz gesagt: Sie entspricht einem speziellen XML-Datensatz. Dieses Format unterscheidet sich jedoch maßgeblich von dem normaler Rechnungen.

E-Rechnungen im XML-Format ähneln auf den ersten Blick einer mit kryptischen Zeichen gespickten Datei. Von einer schön aufbereiteten Rechnung mit einem Logo fehlt an diesem Punkt jede Spur. Für das menschliche Auge sind diese Zeichen nur schwer zu lesen. Maschinen wiederum können diese E-Rechnungen einfach und gut standardisiert verarbeiten. Denn in diesen kryptischen Zeichen befinden sich alle notwendigen Rechnungsdaten an den dafür vorgesehenen Stellen. Da alle Informationen an derselben Stelle stehen, lässt sich die Buchhaltung automatisch abwickeln. Sprich: Die neuen Datenformate der E-Rechnung definieren also ganz klar, an welcher Stelle und in welchem Format die Rechnungsdaten (Rechnungsempfänger, Tag der Rechnungsstellung, Auftraggeber etc.) stehen müssen.

Eine einfache PDF-Rechnung oder Papierrechnung erfüllt diese gesetzlichen Vorgaben nicht! E-Rechnungs-Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung hingegen schon. Die nachfolgende Tabelle zeigt Ihnen die Unterschiede auf:

ZUGFeRDXRechnungPDF
Maschinell lesbar✅✅eingeschränkt
Automatische Weiterverarbeitung möglich✅✅❌
Sichtbeleg zur visuellen Darstellung (Lesbarkeit)✅❌✅

🚨PDF-Rechnungen zählen ab dem 1. Januar 2025 zu den sonstigen Rechnungen

Versenden Sie ab 2025 Ihre Rechnungen als PDF- oder JPEG-Format per E-Mail, gelten diese nicht mehr als elektronische Rechnung. Sie zählen fortan zu den sonstigen Rechnungen, unter die beispielsweise auch schon Papierrechnungen zählen. Sie entspricht trotz des digitalen Weges also nicht einer elektronischen Rechnung im Sinne der europäischen Norm EN 16931.

Welches Ziel verfolgt das E-Rechnungsgesetz?

Die Einführung der E-Rechnung ist Teil der EU-Initiative und soll dazu beitragen, den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen. Außerdem ist dies ein wichtiger Schritt im Hinblick auf die Digitalisierung. Etliche Prozesse sollen hierdurch beschleunigt werden. Durch den elektronischen Rechnungsversand werden Rechnungsdaten automatisch ausgelesen und digital verarbeitet. Manuelle Prozesse wie das Einscannen von Papierrechnungen entfallen komplett. Zukünftig lässt sich also die Buchhaltung im Unternehmen nicht nur einfacher, sondern auch automatisierter gestalten.

5 Vorteile einer E-Rechnung für Ihr Unternehmen

Nachhaltiger arbeiten: Durch den Digitalisierungsprozess reduziert sich der Papierverbrauch, was sich positiv auf die Umwelt auswirkt.
Zahlreiche manuelle Aufgaben entfallen: Die Buchhaltung muss nicht mehr jede einzelne Rechnung scannen, sortieren und abstempeln. Unternehmen können die neugewonnenen Kapazitäten der Mitarbeiter anderweitig einsetzen.
Beschleunigte Prozesse: Da Sie alle Rechnungen digitalisieren, arbeiten Sie medienbruchfrei. Ein Punkt, wodurch Sie wertvolle Stunden gewinnen, die Sie beispielsweise in die Neukundenakquise investieren können.
Besseres Liquiditätsmanagement: Ein zügigeres Bearbeiten von Rechnungen erlaubt den Skontoabzug, während eine raschere Rechnungszustellung die Zahlungseingänge beschleunigt.
Mehr Sicherheit in der Buchführung: Alle Rechnungsdaten lassen sich automatisch auslesen – Texterkennung und manuelle Eingabe entfallen vollständig. Menschliche Fehler gehören somit der Vergangenheit an, wodurch sich selbstverständlich die Fehlerquote senkt.

Gilt die Pflicht zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung für jedes Unternehmen?

Grundsätzlich betrifft das E-Rechnungsgesetz alle Unternehmen im B2B-Sektor. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die unter­nehme­rische Tätigkeit im Haupt- oder Nebenerwerb betreiben. Außerdem müssen Leistungserbringer und -empfänger ihren Unter­neh­menssitz im Inland haben.

Ausgenommen von der Ausstellung einer E-Rechnung:

  • Rechnungen an Privatpersonen (B2C-Rechnungen) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
  • Kleinbetragsrechnungen, die einen Betrag von 250 Euro nicht überschreiten.
  • Fahrausweise müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden.
  • Kleinunternehmer, die von der USt befreit sind, müssen die E-Rechnung zwar empfangen, aber nicht versenden.

🚨Wer gilt für den Gesetzgeber als Unternehmer?

Als Unternehmer gilt, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt (§ 2 UStG). Darunter fallen zum Beispiel auch Freiberufler oder Personen, die selbst ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, wie etwa Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte.

Welche Übergangszeiten gibt es für die Einführung der E‑Rechnung?

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung für alle Unternehmen im B2B-Bereich tritt am 01. Januar 2025 in Kraft. Ab diesem Stichtag müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Aufgrund des hohen Umsetzungsaufwands, gerade für kleinere Unternehmen, gewährt der Gesetzgeber für die Ausstellung großzügige Übergangsregelungen.

  • Rechnungsempfänger: Alle Unternehmen müssen im B2B-Sektor E-Rechnungen empfangen können. Eine vorherige Zustimmung des Empfängers ist nicht erforderlich.
  • Rechnungsaussteller: Da der Umsetzungsaufwand je nach Unternehmensgröße jedoch sehr hoch sein kann, gewährt der Gesetzgeber für den Rechnungsaussteller gewisse Übergangsfristen für die Jahre 2025 bis 2027. Sie sind zwar trotzdem verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können, dürfen jedoch bis zu den gewährten Übergangsfristen Rechnung im PDF-Format ausstellen.

Überblick: Diese Termine sollten Sie als Empfänger bzw. Aussteller einer E‑Rechnung kennen

Das Wachstumschancengesetz der Bundesregierung sieht bei der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung großzügige Übergangsregelungen vor:

Ab 1. Januar 2025: 
Unternehmen müssen als Leistungsempfänger in der Lage sein, elektronische Rechnungen anzunehmen. Das betrifft den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B).

Bis 31. Dezember 2026:
Es ist weiterhin erlaubt, Rechnungen in Papier- oder PDF-Form als Rechnungsaussteller zu versenden, wenn der Rechnungsempfänger (bei PDF-Rechnungen) dem ausdrücklich zustimmt.

Bis 31.Dezember 2027:
Papier- und PDF-Rechnungen sind nur noch zulässig, wenn der Rechnungssteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro aufweist. Bei PDF-Rechnungen und anderen digitalen Formaten ist zudem die Einwilligung des Empfängers erforderlich.

Ab 1. Januar 2028:
Alle Rechnungen müssen digital ausgestellt werden. Die Nutzung von Papier- oder PDF-Rechnungen ist nicht mehr zulässig. Es gibt dann die Pflicht, ZUGFeRD oder XRechnung nicht nur empfangen zu können, sondern auch in der eigenen Rechnungsausstellung zu verwenden.

🚨Hat die E-Rechnung einen Einfluss auf den Vorsteuerabzug?

Für einen Vorsteuerabzug ist immer das Originaldokument maßgeblich! Empfangene oder verschickte E-Rechnungen gelten ab dem kommenden Jahr als maßgebendes Originaldokument und sind somit zum Vorsteuerabzug berechtigt. Für den Übergangszeitraum genehmigt der Gesetzgeber auch weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen, sofern Sie die Übergangsregelung anwenden dürfen.

Verändern sich durch die E-Rechnung die Auf­be­wah­rungs­fristen?

Als Unternehmer müssen Sie Ihre Rechnungen gemäß der Aufbewahrungspflicht für zehn Jahre auf­be­wah­ren. Daran ändert sich nach heutigem Stand auch bei E-Rechnungen nichts. Für die Aufbewahrung gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff):

  • E-Rechnung müssen Sie im digitalen Ursprungsformat aufbewahren.
  • Es muss sichergestellt sein, dass die E-Rechnungen jederzeit lesbar sind.
  • E-Rechnungen dürfen nicht verändert werden. Spätere Modifikationen müssen dokumentiert sein und der ursprüngliche Inhalt erhalten bleiben.

E-Rechnungspflicht: Wie sollten Unter­neh­men jetzt vorgehen?

Es steht also fest: Alle Unternehmen müssen ab dem 01. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die weiteren Schritte werden gemäß den Umsetzungsfristen schrittweise etabliert. Unternehmen sollten deshalb schnellstmöglich reagieren, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Eine Lösung für Ihr Rechnungsmanagement stellt Agenda InvoiceHub dar. Es unterstützt Sie dabei:

  • Rechnungen per E-Mail-Weiterleitung an ein spezielles Postfach zu empfangen.
  • Die XML-Datei von E-Rechnungen auszulesen und als verständliches Belegbild darzustellen.
  • E-Rechnungen automatisch auf die formalen Anforderungen aus dem UStG zu überprüfen.
  • Rechnungen nach der fachlichen Prüfung zur Verbuchung freizugeben.
  • Rechnungen GoBD-konform in einem eigenen Belegarchiv aufzubewahren.
  • Rechnungen automatisiert an den Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro zu übertragen.
  • Ihren Rechnungseingang durch mehrere Postfächer optimal zu strukturieren.

So sind Sie bereits zum Startzeitpunkt bestens vorbereitet! Warten Sie nicht erst so lange, bis der erste Lieferant Ihnen eine E-Rechnung zuschickt, sondern digitalisieren Sie bereits jetzt Ihr Rechnungseingangsmanagement.

Christoph Buluschek
Leiter Account-Management & E-Business