04.03.2025 • 🕑 8 Min.
Revisionssichere Archivierung und die E‑Rechnung: Was müssen Sie als Unternehmer beachten?
Versicherungspolicen, Rechnungen, Jahresabschlüsse – alle Dokumente liegen uns in der Regel heutzutage digital vor. Insbesondere mit der Einführung der E-Rechnungspflicht seit dem 1. Januar 2025 wird die elektronische und revisionssichere Archivierung deshalb noch wichtiger.
Der vollgepackte Aktenordner zu Archivierungszwecken ist längst Geschichte und wurde durch ein digitales Archiv ersetzt. Denn digitale Dokumente lassen sich bequem ablegen und per Knopfdruck wiederfinden – kein lästiges Wühlen mehr durch die Aktenordner. Aber was müssen Sie als Unternehmer eigentlich dabei beachten?
Inhaltsangabe:
Definition: Was bedeutet eigentlich revisionssichere Archivierung?
Bevor wir uns tiefer mit dem Thema auseinandersetzen, beantworten wir Ihnen zuerst die Frage: Was ist eigentlich eine revisionssichere Archivierung? Gerade im Kontext der neuen E-Rechnungspflicht stellt sich diese Frage verstärkt, da teilweise neue Aspekte dabei beachtet werden müssen.
Im Kern bedeutet revisionssichere Archivierung, dass Sie alle archivierten Dokumente gemäß den gesetzlich vorgeschriebenen Fristen aufbewahren müssen. Die Dokumente sollten jedoch auch leicht auffindbar, verständlich, unveränderbar, vollständig und manipulationssicher sein. In der Praxis kommen hierzu unterschiedliche Tools zum Einsatz, wie beispielsweise ein Dokumenten-Management-System (DMS). Dies hat sich auch mit der Einführung der E-Rechnungspflicht nicht geändert.
Die revisionssichere Archivierung ist darüber hinaus an unterschiedliche rechtliche Anforderungen wie an das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO), die GoBD sowie an Einzelsteuergesetze geknüpft.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmer in Deutschland?
Der Gesetzgeber legt hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen strikte Regeln fest. Je nach aufzubewahrendem Dokument unterliegt es unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen, die sich zwischen 6 und 10 Jahren erstrecken. Durch eine Verkürzung im Rahmen des BEG IV beträgt die allgemeine Aufbewahrungspflicht seit Beginn des Jahres 2025 für viele steuerrelevante Unterlagen nur noch 8 Jahre. Besonders für E-Rechnungen gilt die gesetzliche Pflicht zur digitalen Archivierung gemäß § 14b UStG.
Auch andere Dokumente wie Buchungsbelege oder Jahresabschlüsse müssen Sie bis zu 8 Jahre aufbewahren. Die Fristen sind in § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4, 4a AO geregelt. Zudem ist die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen gemäß § 14b UStG zu beachten.
Eine revisionssichere Archivierung ist mehr als nur das Einpflegen von Dokumenten in eine Software
Wir leben in einem digitalen Zeitalter und so wird auch der Geschäftsverkehr nahezu ausschließlich auf diesem Weg abgewickelt. Mit der neuen Pflicht zur elektronischen Rechnung steigt auch der Druck auf Unternehmen, eine rechtssichere digitale Archivierungslösung zu implementieren. Das bedeutet: Die elektronische Dokumentenarchivierung hat dem klassischen Papierarchiv längst den Rang abgelaufen. Für Sie als Unternehmer ist es jedoch umso wichtiger, auch zu wissen, worauf Sie dabei achten sollten. Denn nicht nur die von Ihnen eingesetzte Software spielt hierbei eine wichtige Rolle, sondern eine revisionssichere Archivierung besteht je nach Unternehmen auch aus Hardware (beispielsweise einem Silent Cubes, Archivspeicher mit WORM-Versiegelung) und unterschiedlichen internen Abläufen.
Sie sollten dieses Konzept also ganzheitlich betrachten, denn bei einer Betriebsprüfung nimmt das Finanzamt dieses Thema ganz genau unter die Lupe. Halten Sie einige Vorgaben nicht ein und der Betriebsprüfer stellt diese fest, drohen teilweise drastische Strafen.
Welche Anforderungen stellen Gesetze an die elektronische Archivierung und die Revisionssicherheit?
Sie wissen nun also: Wenn Sie die Datenspeicherung gesetzeskonform durchführen möchten, müssen Sie sich an die Richtlinien des HGB, der AO und der GoBD halten. Besonders E-Rechnungen müssen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format archiviert werden.
Aus den genannten Gesetzbüchern ergeben sich gleich mehrere Kriterien für eine revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen und anderen Dokumenten, die für Sie als Unternehmer gelten:
Zeitgerechte Archivierung
Sie als Unternehmer sind dazu verpflichtet, aufbewahrungspflichtige Dokumente so schnell wie möglich zu archivieren.
Vollständigkeit
Als Unternehmer stehen Sie selbst in der Pflicht, alle Geschäftsvorfälle lückenlos aufzuzeichnen. Das heißt, Sie müssen sicherstellen, dass keine Dokumente verloren gehen.
Unveränderbarkeit
Die archivierten Dokumente müssen im Original erhalten bleiben und dürfen während der Aufbewahrungszeit nicht verändert werden.
Ordnungsmäßigkeit
Dritte, wie beispielsweise Betriebsprüfer, müssen innerhalb kürzester Zeit auf die Dokumente zugreifen können.
Wiederauffindbarkeit
Sie sollten sozusagen per Knopfdruck auf alle archivierten Dokumente zugreifen können.
Verfahrensdokumentation
Für die elektronische Buchführung und Archivierung sollten Sie für jede verwendete Software eine Verfahrensdokumentation vorlegen und deren Einhaltung sicherstellen. Diese Dokumentation sollte alle technischen und organisatorischen Prozesse beschreiben.
Schutz vor Verlust
Sie müssen jederzeit sicherstellen, dass Dokumente weder beim Archivieren noch im Archiviersystem verloren gehen.
Welche Unternehmen müssen revisionssicher archivieren?
Die Pflicht der revisionssicheren Archivierung betrifft vom Großkonzern über kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bis hin zum Freiberufler uneingeschränkt alle Unternehmer. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ist ein revisionssicheres, elektronisches Archivierungssystem unumgänglich geworden.
Wie stelle ich eine revisionssichere Archivierung von E‑Rechnungen sicher?
Sie stellen sich jetzt vielleicht die Frage: Kann ich nicht einfach E-Rechnungen als PDF-Datei in einem Ordner speichern oder in einer Cloud speichern? Gerade im Hinblick auf die neue E-Rechnungspflicht wäre dies nicht ausreichend, da elektronische Rechnungen besonderen Anforderungen unterliegen.
Das Finanzamt wäre alles andere als begeistert von diesem Schritt und das aus folgenden Gründen:
Keiner kann garantieren das die Dokumente vollständig sind, da Sie diese einfach löschen können.
Die E-Rechnungen ließen sich zu einfach manipulieren, was gegen die Anforderungen der GoBD verstößt.
Durch das bloße Speichern der Rechnungen ist es nicht möglich, die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen nachzuweisen.
E-Rechnungen müssen auch für die Finanzverwaltung maschinell auswertbar sein und deshalb in einem entsprechenden E-Rechnungsformat archiviert werden.
Gibt es also keine revisionssichere E-Mail-Archivierung?
Im klassischen E-Mail-Postfach nicht. Da jedoch seit dem 1. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht greift, sind Unternehmen verpflichtet, auch elektronische Rechnungen, die per E-Mail empfangen werden, revisionssicher zu archivieren. Dies können Sie beispielsweise mit einer geeigneten Softwarelösung wie dem Agenda InvoiceHub erledigen.
Schon im Januar 2017 hat der Gesetzgeber festgelegt, wie Sie E-Mails revisionssicher archivieren. Gemäß den Vorgaben der AO und der GoBD sind Sie verpflichtet, sämtliche aufbewahrungspflichtige E-Mails in einem speziellen Archivsystem abzulegen, das den GoBD-Anforderungen entspricht. Dabei gelten für die Archivierung von E-Mails dieselben Aufbewahrungsfristen wie für andere Dokumente.
Das bedeutet: Für die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen sind spezielle Lösungen notwendig.
Damit Sie eine revisionssichere Archivierung gewährleisten können, sollten Sie auf spezielle Archivierungssysteme und -software zurückgreifen. Gerade für kleine Unternehmen, Freiberufler und Selbststände reicht oftmals schon eine kleine Lösung für ein GoBD-konformes Beleg- und Rechnungsmanagement aus. Mit dem Agenda InvoiceHub können sich kleine Betriebe auf diese Weise ganz leicht ein eigenes Beleg-Archiv aufbauen.
Wie archiviere ich mithilfe von Software E-Rechnungen revisionssicher?
Spezielle Dokumenten-Management-Systeme (DMS) helfen Ihnen dabei, zukünftig Ihre E-Rechnungen und andere steuerrelevante Dokumente revisionssicher zu archivieren. Oftmals kommen hierfür cloudbasierte Systeme zum Einsatz, die Sie problemlos online nutzen können. Diese versprechen neben einer hohen Datensicherheit noch weitere Vorteile:
Veränderungen bleiben durch ein Aktivitätenprotokoll nachvollziehbar.
Das Originaldokument bleibt vorhanden und ist vor unzulässigen Änderungen geschützt.
Über eine Zugriffsverwaltung legen Sie fest, wer welche Dokumente einsehen kann.
Über die Suchfunktion finden Sie E-Rechnungen und andere Dokumente innerhalb weniger Sekunden wieder.
Systeme schützen die Dokumente vor unbeabsichtigtem Löschen und Datenverlust.
Mit einer geeigneten Softwarelösung wie beispielsweise dem Agenda InvoiceHub stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnungen revisionssicher archiviert werden und die gesetzlichen Anforderungen nach HGB, AO und GoBD erfüllt sind. Außerdem können Sie im Falle einer Betriebsprüfung der Finanzbehörde in kürzester Zeit alle Dokumente zur Verfügung stellen.