26.02.2025 • 🕑7 Min.
Verfahrensdokumentation: Praxisleitfaden mit Checkliste
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerlich relevante Prozesse in Ihrem Unternehmen ablaufen. Sie schafft Transparenz für Prüfer, sorgt für Rechtssicherheit und kann Ihre internen Abläufe effizienter gestalten. Richtig erstellt, schützt sie vor Steuerschätzungen oder Bußgeldern und erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Welche Anforderungen sie erfüllen muss und wie Sie sie einfach umsetzen können, erfahren Sie hier.
Inhaltsangabe:
Was versteht man unter Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation ist ein schriftliches Dokument, das die verschiedenen, für die Besteuerung relevanten Prozesse und Abläufe in einem Unternehmen beschreibt. Besondere Bedeutung kommen dabei der Buchführung und der ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Belegen zu. Es werden nicht nur die Abläufe zur Belegerfassung und -verarbeitung dargestellt, sondern auch der Umgang mit deren Vernichtung und Archivierung wird detailliert beschrieben. Diese Dokumentation ist gemäß der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erforderlich. Die GoBD beinhalten unter anderem Vorschriften zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen sowie zu den Pflichten der Unternehmer, um eine Verfälschung von Belegen zu verhindern.
Ziele der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation hat vorrangig das Ziel, eine vollständige Transparenz der internen Abläufe für Außenstehende zu gewährleisten, insbesondere für Betriebsprüfer des Finanzamtes. Sie soll sicherstellen, dass steuerlich relevante Vorgänge nachvollziehbar sind und die Prüfung schnell und reibungslos durchgeführt werden kann. Bei einer Betriebsprüfung ist die Verfahrensdokumentation eine der ersten Unterlagen, die geprüft werden. Als Unternehmer, Selbstständiger oder Freiberufler sollten Sie daher bereits im Vorfeld dafür sorgen, dass Ihre Verfahrensdokumentation vollständig und korrekt ist.
Welche Anforderungen muss eine Verfahrensdokumentation erfüllen?
Eine rechtskonforme Verfahrensdokumentation, die auch für E-Rechnungen zu empfehlen ist, muss folgende Anforderungen erfüllen:
Nachvollziehbarkeit: Die Verfahrensdokumentation sollte so gestaltet sein, dass eine dritte Person innerhalb einer angemessenen Zeitspanne einen klaren Eindruck von den Abläufen im Unternehmen bekommt. Eine gründliche und detaillierte Dokumentation ist daher unerlässlich.
Belegverarbeitung: Sie muss erklären, wie Belege erfasst, verarbeitet und archiviert werden, wobei auch elektronische Belege einbezogen werden müssen.
Wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus?
Die Struktur einer Verfahrensdokumentation hängt maßgeblich von der Größe des Unternehmens ab. Sie umfasst typischerweise die folgenden Bestandteile:
Allgemeine Beschreibung: In diesem Abschnitt werden die Verantwortlichkeiten im Unternehmen erläutert. Hier wird auch die Organisation der relevanten Prozesse beschrieben, wobei insbesondere steuerlich relevante Vorgänge berücksichtigt werden.
Prozessbeschreibung: In diesem Teil wird detailliert erklärt, wie die einzelnen Abläufe im Unternehmen gehandhabt werden. Hierzu gehören etwa Bestellprozesse, Rechnungsstellung und die Ablage von Dokumenten.
Softwareanleitung: Wenn spezielle Software genutzt wird, wird in der Verfahrensdokumentation beschrieben, wie diese eingesetzt wird und wie sie funktioniert, damit auch Dritte die Prozesse nachvollziehen können, insbesondere im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Technische Informationen: Hier werden die IT-Systeme und die verwendeten Technologien detailliert beschrieben. Dieser Abschnitt ist besonders wichtig, wenn umfangreiche Softwarelösungen zum Einsatz kommen.
Sicherheitsmaßnahmen: Die Verfahrensdokumentation muss darlegen, wie die Sicherheit der IT-Systeme gewährleistet wird. Dies ist besonders für größere Unternehmen relevant, da diese in der Regel komplexere Sicherheitsmaßnahmen ergreifen müssen.
Internes Kontrollsystem (IKS): Hier wird beschrieben, wie die Einhaltung interner Prozesse und die Qualitätssicherung überwacht werden. Das IKS gewährleistet, dass alle Vorgänge den festgelegten Standards entsprechen.
Wann benötigen Sie eine Verfahrensdokumentation?
Es ist entscheidend, dass die Verfahrensdokumentation regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert wird, um sie stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Unternehmern, Selbstständigen und Freiberuflern wird bereits seit 2015 empfohlen, eine Verfahrensdokumentation zu führen, wenn sie in den folgenden Fällen tätig sind:
Buchführungspflichtig
Wenn Sie gesetzlich verpflichtet sind, Buchführungen zu erstellen und sich an die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu halten.
Bargeldintensive Geschäftsmodelle
Unternehmen, bei denen Bargeldzahlungen eine bedeutende Rolle spielen, sollten besonders auf eine vollständige Verfahrensdokumentation achten.
Einsatz von IT-Systemen
Wenn Sie IT-Systeme zur elektronischen Verarbeitung und Speicherung steuerrelevanter Daten verwenden.
Bilanzierung oder EÜR
Wenn Sie eine Bilanz erstellen oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anfertigen.
Wie erstelle ich eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation ist essenziell für die revisionssichere Archivierung und wird bei Betriebsprüfungen häufig angefordert. Sie beschreibt, wie steuerlich relevante Daten verarbeitet und archiviert werden. Dabei sollten Unternehmen einen Überblick über die eingesetzten Softwarelösungen geben, Maßnahmen zur Sicherstellung der Datenintegrität erläutern und Änderungen sowie Prüfprotokolle dokumentieren.
Zur Unterstützung stehen verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung. Wirtschaftsverbände und Steuerberaterkammern bieten Vorlagen an, während digitale Online-Tools die Erstellung mit Checklisten erleichtern. Auch Software-Lösungen unterstützen bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation.
In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, einen Steuerberater hinzuzuziehen, um die Verfahrensdokumentation rechtssicher und praxisgerecht zu erstellen. Eine frühzeitige Umsetzung erleichtert Betriebsprüfungen und sorgt für Rechtssicherheit.
Vorteile einer Verfahrensdokumentation
Obwohl die Erstellung einer Verfahrensdokumentation zunächst wie eine zusätzliche Aufgabe erscheinen mag, bietet sie viele Vorteile:
Rechtssicherheit
Eine korrekte Verfahrensdokumentation stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden, wodurch Sie auf der sicheren Seite sind.
Effizienzsteigerung
Durch die Analyse Ihrer internen Prozesse können Schwachstellen identifiziert und behoben werden, was langfristig zu Kostensenkungen führt.
Transparenz
Eine gut strukturierte Dokumentation sorgt für mehr Klarheit über Abläufe und Verantwortlichkeiten im Unternehmen.
Schnelle Einarbeitung
Neue Mitarbeiter können schneller in das Unternehmen integriert werden, wenn Abläufe und Zuständigkeiten klar definiert sind.
Vermeidung von Steuerschätzungen
Eine vollständige und gut gepflegte Verfahrensdokumentation minimiert das Risiko einer Steuerschätzung durch das Finanzamt.
Benötigen auch Kleinunternehmer eine Verfahrensdokumentation?
Ja, auch Kleinunternehmer sollten eine Verfahrensdokumentation führen, wenn sie steuerrelevante Dokumente erfassen oder archivieren. Zwar sind die Anforderungen im Vergleich zu größeren Unternehmen weniger komplex, dennoch sollten die Abläufe nachvollziehbar und verständlich beschrieben werden.
Arten der Verfahrensdokumentation
Es gibt verschiedene Arten von Verfahrensdokumentationen, die je nach Bedarf in Ihrem Unternehmen erstellt werden können:
Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen: Hierbei handelt es sich um die Dokumentation des Prozesses, bei dem Papierbelege durch elektronische Scans ersetzt und archiviert werden.
Verfahrensdokumentation zur Kassenführung: Diese Dokumentation beschreibt alle relevanten Abläufe im Umgang mit Bargeld, etwa wie Zahlungen entgegengenommen, Kassenbücher geführt und Belege archiviert werden
Verfahrensdokumentation zur Belegablage: Hier wird der gesamte Prozess von der Belegerstellung bis zur endgültigen Ablage und Archivierung beschrieben.
Verfahrensdokumentation zum Rechnungseingang/Rechnungsausgang: Diese Dokumentation umfasst den gesamten Ablauf der Rechnungsverarbeitung, einschließlich der Prüfung, Freigabe und revisionssicheren Archivierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
Verfahrensdokumentation zum sonstigen Zahlungsverkehr: Hier werden alle Prozesse dokumentiert, die sich mit elektronischen Zahlungen, Lastschriften, Überweisungen und weiteren Zahlungsvorgängen befassen.
Verfahrensdokumentation zu unternehmensspezifischen Besonderheiten: Je nach Branche oder Unternehmensstruktur kann es erforderlich sein, besondere Geschäftsprozesse, etwa spezifische Genehmigungsworkflows oder interne Kontrollmechanismen, detailliert zu dokumentieren.
Verfahrensdokumentation Kasse: Anforderungen
In Unternehmen, die intensiv mit Bargeld arbeiten, ist eine detaillierte Verfahrensdokumentation der Kassenprozesse unerlässlich. Sie sollte klar definieren, wie Zahlungen abgewickelt werden, wie Kassenbestände überprüft werden und wie der Umgang mit Bargeld im Betrieb geregelt ist.
Weitere wichtige Aspekte der Kassenverfahrensdokumentation
- Mit und ohne Einzelaufzeichnungen: Unternehmen müssen je nach Kassensystem dokumentieren, ob eine Einzelaufzeichnungspflicht besteht oder ob eine Ausnahme gilt.
- Registrierkasse / PC-Kasse: Die Dokumentation sollte festhalten, ob eine elektronische Registrierkasse oder eine PC-gestützte Kassenlösung genutzt wird, inklusive der eingesetzten Software und deren Konfiguration.
Folgen einer fehlenden Verfahrensdokumentation
Unternehmen, die keine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation vorlegen können, riskieren schwerwiegende Konsequenzen:
Verzögerungen bei der Betriebsprüfung: Wird die Dokumentation nicht bereitgestellt, muss sie möglicherweise nachgereicht werden, was zu Verzögerungen führt.
Ablehnung der Buchführung durch das Finanzamt: Eine fehlende oder unzureichende Dokumentation kann dazu führen, dass das Finanzamt die Buchführung als formal nicht ordnungsgemäß akzeptiert.
Steuerschätzungen: Das Finanzamt kann in solchen Fällen eine Schätzung des Unternehmensumsatzes vornehmen, die oft zu ungünstigen Ergebnissen führt.
Bußgelder und Nachzahlungen: Wenn die fehlende Dokumentation als Versuch einer Steuerhinterziehung gewertet wird, drohen hohe Bußgelder und Nachzahlungen.
Checkliste zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation
Folgende Punkte sollten Sie bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation berücksichtigen:
Allgemeine Unternehmensinformationen: Dokumentieren Sie die Organisationsstruktur und die Zuständigkeiten für steuerlich relevante Prozesse.
Anwenderdokumentation: Beschreiben Sie alle relevanten Arbeitsprozesse und Verfahren im Unternehmen in verständlicher Form.
Technische Systemdokumentation: Dokumentieren Sie die eingesetzten IT-Systeme, Softwarelösungen und Sicherheitsvorkehrungen.
Betriebsdokumentation: Erläutern Sie, wie Zugriffsrechte und Sicherheitsmaßnahmen gehandhabt werden.
Prozessbeschreibung: Geben Sie eine detaillierte Erklärung der Belegerfassung, -verarbeitung und -archivierung.
Internes Kontrollsystem: Beschreiben Sie die Kontrollen, die zur Sicherstellung der Prozessqualität eingerichtet sind.
Qualifikation der Beschäftigten: Dokumentieren Sie Schulungsmaßnahmen und Qualifikationen der Mitarbeiter, die in steuerlich relevante Prozesse involviert sind.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Verfahrensdokumentation regelmäßig aktualisiert wird, alle Vorgänge verständlich beschrieben sind und die Archivierung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.