E-Rechnungsformat: Das sollten Sie jetzt wissen!

E-Rechnungen sind seit dem 01. Januar 2025 für Unternehmer im B2B-Sektor in Deutschland verpflichtend! Die Grundlage für die E-Rechnung im Umsatz­steuer­gesetz (UStG) schuf der Gesetz­geber innerhalb des Wachstum­schancen­gesetzes am 27. März 2024. Wenige Monate später hat das Bundes­finanz­ministerium am 15. Oktober 2024 ein BMF-Schreiben zur neuen Regelung heraus­gebracht. Von der Pflicht, E-Rechnungen zu erstellen, zu verarbeiten und zu empfangen, ist jedes Unternehmen in Deutschland betroffen! Aber welche speziellen E-Rechnungs­formate sieht der Gesetzgeber hierfür eigentlich vor?

Je nach Unternehmens­größe kann die Umstellung eine Menge Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Um den Unternehmen ausreichend Zeit hierfür einzuräumen, gewährt das Bundes­finanz­ministerium Ihnen für die Umsetzung eine sogenannte Übergangs­frist. Diese sieht wie folgt aus:

Aus dem Unternehmensalltag kennen die meisten Unternehmer lediglich die PDF- oder Papier­rechnung. Beide Rechnungs­formate müssen Sie oder Ihre Buchhaltung in Augenschein nehmen und manuell verarbeiten. E-Rechnungs­formate hingegen vereinfachen diesen Prozess. Hierbei handelt es sich um strukturierte Formate, die alle wichtigen Rechnungsinformationen in digitaler oder maschinen­lesbarer Form übermitteln. Die Buchhaltungs­systeme lesen diese Formate automatisch aus und verarbeiten sie anschließend. Für Selbst­ständige und Unternehmer hat das gleich mehrere Vorteile. Diese sind:

Beispiel: Ein Geschäftsführer einer kleinen Marketingagentur bearbeitet regelmäßig eine Vielzahl an Rechnungen unterschiedlicher Kunden. Dieser Prozess kostet ihn monatlich mehrere Stunden, die er beispielsweise in die Kundenakquise stecken könnte. Daraufhin stellt er seinen gesamten Rechnungsprozess auf ein XML-basiertes E-Rechnungsformat um. Zukünftig landen die Rechnungen automatisch in der Buchhaltungssoftware, woraufhin sich der Zahlungsprozess erheblich beschleunigt.

Mit der E-Rechnungs­pflicht knüpft der Gesetzgeber elektronische Rechnungen an gewisse Anforderungen. Sie müssen zukünftig nämlich in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt, versendet und empfangen werden. Zu berücksichtigen sind hierbei selbstverständlich die genannten Übergangsfristen. Zusätzlich müssen sie die elektronische Verarbeitung ermöglichen und die Bestimmungen der EU-Norm 16931 einhalten. Grundsätzlich gibt es in Deutschland zwei Haupt-E-Rechnungs­formate, die all das erfüllen, nämlich die Formate XRechnung und ZUGFeRD.

Bei der XRechnung handelt es sich um ein rein für Maschinen lesbares Format, das als XML-Datei verschickt wird. Sobald Sie diese Datei öffnen, erscheint ein auf den ersten Blick scheinbar völlig unstrukturierter Computercode, der für das menschliche Auge nicht lesbar ist. Dieser Code enthält jedoch alle vorgeschriebenen Rechnungs­daten, wie Rechnungs­empfänger, Leistungs­beschreibung, Leistungsdatum etc. Bei allen Rechnungen stehen die Daten an derselben Stelle, woraufhin Maschinen diese optimal auslesen können.

So müssen Sie oder Ihre Buchhaltung diese Informationen nicht optisch auslesen, sondern laden die Rechnung einfach in ein E-Rechnungs-Programm wie beispielsweise Agenda InvoiceHub hoch, wo sie dann automatisch formell geprüft, verarbeitet und visualisiert werden. Das senkt zum einen die Fehlerquote und beschleunigt zum anderen den gesamten Buchhaltungsprozess. Das Format XRechnung wurde insbesondere für die Rechnungs­stellung an öffentliche Auftraggeber oder Behörden konzipiert.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das sich sozusagen aus einer elektronischen PDF-Rechnung und einer XML-Datei der XRechnung zusammensetzt. Angenommen, ein Kunde schickt Ihnen am Tag der Rechnungsstellung eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail. Sobald Sie diese öffnen, erscheint auf Ihrem Bildschirm eine ganz normale PDF-Rechnung, die Sie anschauen können. Im Anhang dieser Datei ist allerdings noch ein XML-Datensatz zu finden. 

Dieser ermöglicht es den Maschinen, die Rechnung auszulesen. Eine ZUGFeRD-Rechnung bedient also sowohl den Menschen durch seine visuelle Darstellung als auch die Buchhaltungs­programme wegen der angehängten XML-Datei. Dieses Format wurde für den B2B-Sektor entwickelt und erfüllt alle dortigen Anforderungen, wie beispielsweise, dass die Rechnung für einen Menschen lesbar sein muss.