Das Gesetz zur E-Rechnung: Was Unternehmen zur elektronischen Rechnung wissen müssen

Elektronisch gestellte und versandte Rechnungen gehören im Zeitalter der Digitalisierung längst zum Geschäftsalltag. Was jedoch neu ist: ein Gesetz, das die E-Rechnung als verpflichtendes Format vorgibt. Mit dem sogenannten E-Rechnungs-Gesetz möchte Deutschland einen entscheidenden Schritt in Richtung moderner, effizienter und nachhaltiger Verwaltungs- und Geschäftsprozesse gehen. Alles, was Sie über elektronische Rechnungen und die neuen gesetzlichen Grundlagen wissen sollten, erfahren Sie bei uns.

Inhaltsangabe:

Mit der E-Rechnung zu sicheren und effizienten Prozessen

Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist nicht einfach nur eine per E-Mail verschickte Rechnung. Sie erfüllt bestimmte gesetzliche Anforderungen und unterscheidet sich von herkömmlichen PDF-Dokumenten. So enthält sie strukturierte Daten, die Computersysteme automatisch lesen und verarbeiten können. In Deutschland spielen dabei insbesondere Formate wie XRechnung und ZUGFeRD eine zentrale Rolle. Ein großer Vorteil der E-Rechnung ist, dass sie im Gegensatz zu PDF- oder Papierrechnungen den gesamten Prozess der Rechnungsstellung und -bearbeitung beschleunigt. Unternehmen profitieren zudem von einer besseren Nachverfolgbarkeit und Rechtssicherheit

🚨 Der Begriff „E-Rechnungs-Gesetz“ im Sprachgebrauch

Werden die gesetzlichen Neuerungen zur E-Rechnung thematisiert, ist oftmals vom sogenannten „E-Rechnungs-Gesetz“ die Rede. Es ist an dieser Stelle allerdings wichtig hervorzuheben, dass es an sich kein neues oder eigenständiges „E-Rechnungs-Gesetz“ gibt. Die Neuregelungen zur E-Rechnung wurden in § 14 UStG integriert und sind wichtiger Bestandteil dieses Gesetzes. Der Begriff „E-Rechnungs-Gesetz“ ist daher lediglich eine umgangssprachliche Bezeichnung und hat keine offizielle rechtliche Grundlage.

War die E-Rechnung für Unternehmen im B2B-Bereich bislang freiwillig, macht das neue Gesetz sie im Rahmen des Wachstumschancengesetzes zur Pflicht: Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Kraft. Das sogenannte E-Rechnungs-Gesetz (oft auch E-Invoice-Gesetz) setzt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht um und soll den Austausch von Rechnungen effizienter und sicherer gestalten. Es verpflichtet Unternehmen, diese im Format der E-Rechnung auszustellen. Rechnungen in Papierform oder als PDF werden so langfristig ersetzt.

🚨 Was ist die Norm EN 16931?

Die Norm EN 16931 ist ein europäischer Standard, der die Anforderungen an den Inhalt und die Struktur von elektronischen Rechnungen definiert. Entwickelt im Rahmen der EU-Richtlinie 2014/55/EU hat sie zum Ziel, die Nutzung der E-Rechnung innerhalb der Europäischen Union zu harmonisieren und einen einheitlichen Rahmen für die Verarbeitung in allen EU-Mitgliedsstaaten zu schaffen.

Was das E-Rechnungs-Gesetz beinhaltet

Zum Inhalt der gesetzlichen Neuerungen zur E-Rechnung hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) präzise Vorgaben definiert. Diese legen unter anderem fest, was die E-Rechnung enthalten muss, wie die elektronische Übermittlung erfolgt und welche technischen Voraussetzungen bestehen.

Rechnungsformate: Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wie Behörden und staatliche Institutionen oder andere Unternehmen (B2B) stellen, müssen diese Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen. Unter anderem erfüllen XRechnung oder ZUGFeRD die Anforderungen des Gesetzes.

Geltungsbereich: Bislang verpflichtete das Gesetz öffentliche Auftraggeber und Behörden sowie Unternehmen, Dienstleister und Lieferanten, die mit diesen zusammenarbeiten, zur elektronischen Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen laut dem Wachstumschancengesetz auch Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen die vorgeschriebenen Formate nutzen. Diese Regelung betrifft alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von ihrer Größe, sofern sie steuerpflichtige Umsätze generieren. Es ist jedoch zu beachten, dass auch bestimmte steuerfrei Vorgänge der E-Rechnungspflicht unterliegen. Ausnahmen bestehen lediglich für steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

Mindestanforderungen: Die europäische Norm EN 16931 legt die technischen Spezifikationen für E-Rechnungen fest, um eine einheitliche und strukturierte Datenübermittlung zu gewährleisten. Die inhaltlichen Anforderungen an Rechnungen, wie Pflichtangaben zum Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Datum und Beträge, Umsatzsteuerdetails sowie Beschreibungen der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, sind hingegen in den §§ 14 und 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt.

Meldesystem: Die Übermittlung von E-Rechnungen erfolgt über elektronische Plattformen oder Schnittstellen. Bei Auftraggebern auf Bundesebene ist dies beispielsweise die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes für Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung sowie die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) für viele Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung. Es ist jedoch zu beachten, dass die Nutzung dieser Plattformen nicht für alle Rechnungssteller verpflichtend ist. Ausnahmen von dieser Verpflichtung sind in der E-RechV geregelt. Für Rechnungssteller ist es daher wichtig, die spezifischen Anforderungen und Ausnahmen der E-RechV zu kennen und zu prüfen, ob und inwieweit sie zur Nutzung der genannten Plattformen verpflichtet sind.

Übergangsregelungen: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte elektronische Formate wie ein PDF versenden – sofern der Rechnungsempfänger unstrukturierten PDF-Varianten zustimmt. Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen und zu versenden. Unternehmen mit geringeren Umsätzen können weiterhin andere Formate nutzen, benötigen jedoch die Zustimmung des Empfängers. Bei Rechnungen in Papierform ist eine Einwilligung des Empfängers nicht notwendig. Bei öffentlichen Aufträgen sind die Übergangsfristen bereits ausgelaufen und die Nutzung der E-Rechnung Pflicht.

Technologien und Kompetenzen für den reibungslosen Einsatz der E-Rechnung

Um die Anforderungen des sogenannten E-Rechnungs-Gesetzes umzusetzen, benötigen Sie eine Kombination aus technischer Infrastruktur, organisatorischen Anpassungen und Kenntnissen über die gesetzlichen Anforderungen. Zu den wichtigsten Voraussetzungen gehören passende Softwarelösungen. Diese müssen elektronische Rechnungen erstellen, empfangen, verarbeiten und versenden können und Formate unterstützen, die den Anforderungen der Richtlinie entsprechen. Zusätzlich brauchen Sie internetfähige Computer, um die Rechnungen elektronisch zu versenden und zu empfangen. Dabei muss die Übermittlung den Datenschutzanforderungen entsprechen, weshalb verschlüsselte Verbindungen und sichere Protokolle vonnöten sind. Für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern benötigen Sie außerdem möglicherweise eine Registrierung bei deren zentralen Rechnungsportalen oder elektronischen Plattformen.

Zusätzlich müssen Sie Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen gesetzeskonform zu archivieren. Jeder Datensatz sollte über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum (in der Regel acht Jahre) sicher, unverändert und abrufbar bleiben. Grundsätzlich ist es in vielen Fällen notwendig, die Rechnungsstellung (stärker) zu digitalisieren. Das bedeutet nicht nur, Rechnungsprozesse umzustellen, sondern unter Umständen auch, Ihre für die Rechnungsstellung oder -prüfung verantwortlichen Mitarbeiter zu schulen. Um die rechtlichen Vorgaben zur E-Rechnung zu erfüllen, ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter alle notwendigen Anforderungen auf dem Radar haben und technisch umsetzen können.

Checkliste: 10 Dinge, die Sie bei der Umsetzung des E-Rechnungs-Gesetzes beachten sollten

Das sogenannte E-Rechnungs-Gesetz ist für viele Unternehmen eine gewisse Herausforderung. Um Ihnen einen Teil Ihrer eventuellen Unsicherheit zu nehmen, haben wir hier noch einmal alle wichtigen Punkte für Sie zusammengefasst. Halten Sie sich einfach an die folgenden Tipps:

Stellen Sie rechtzeitig auf E-Rechnungen um!
Prüfen Sie Ihre internen Prozesse und stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und empfangen können.
Schaffen Sie eine passende Software-Infrastruktur!
Auch wenn Sie Ihre Buchhaltung an einen Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro abgeben, sollten Sie zumindest eine Lösung für ein GoBD-konformes Rechnungsmanagement nutzen, die die Anforderungen des E-Rechnungs-Gesetzes unterstützt und eine sichere Verarbeitung und Archivierung der E-Rechnung gewährleistet.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter!
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teams über die gesetzlichen Anforderungen und technischen Grundlagen der elektronischen Rechnungsstellung informiert sind.
Überprüfen Sie Ihre Daten!
Achten Sie darauf, dass alle Pflichtangaben wie Steuernummer, Umsatzsteuerbeträge und Adressdaten korrekt und vollständig in Ihren E-Rechnungen enthalten sind.
Archivieren Sie E-Rechnungen revisionssicher!
Stellen Sie sicher, dass alle elektronischen Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben für mindestens acht Jahre unveränderbar und lesbar gespeichert werden.
Kommunizieren Sie mit Ihren Geschäftspartnern!

Informieren Sie Ihre Kunden und Lieferanten frühzeitig über die Umstellung auf E-Rechnungen und klären Sie, welche Formate akzeptiert werden.

Nutzen Sie Förderprogramme oder Beratung!
Informieren Sie sich über mögliche Förderungen für die Digitalisierung oder ziehen Sie externe Berater hinzu, um die Umstellung effizient zu gestalten.
Testen Sie Ihre Systeme vor der Umstellung!
Überprüfen Sie die Funktionalität Ihrer Software und Prozesse, bevor Sie E-Rechnungen verpflichtend einführen, um Fehler und Verzögerungen zu vermeiden.
Überwachen Sie gesetzliche Entwicklungen!
Halten Sie sich über Änderungen im E-Rechnungs-Gesetz und in den technischen Standards wie XRechnung auf dem Laufenden, um stets „compliant“ zu bleiben.
Nutzen Sie die Umstellung als Chance!
Optimieren Sie Ihre Rechnungsprozesse und integrieren Sie digitale Workflows, um langfristig effizienter und wettbewerbsfähiger zu sein.