Belege: Das müssen Sie als Unternehmer darüber wissen!

Ein Beleg ist ein Dokument, das alle erforderlichen Informationen zu einem Geschäftsvorfall bereitstellt. Ein Geschäftsvorfall umfasst alle Aspekte, die die finanzielle Situation eines Unternehmens beeinflussen, also beispielsweise, wenn ein Unternehmen durch einen Kauf Schulden macht oder durch einen Verkauf Gewinn generiert. Das heißt: Er zeigt an, wenn sich am Vermögen oder an den Schulden des Unternehmens etwas ändert. Zu den Belegen gehören beispielsweise:

• Rechnungen
• Quittungen
• Kassenbons

Dreh- und Angelpunkt eines Beleges ist der für die Leistung gezahlte Betrag – er gehört grundsätzlich auf jeden Beleg! Neben dieser Information muss er noch folgende Daten enthalten:

Name und Adresse des Rechnungsstellers und des -empfängers
• Beleg- oder Rechnungsnummer
• Datum der Rechnungserstellung bei Dienstleistungen, gegebenenfalls der Leistungszeitraum
• Angaben zu Betrag, Menge und Wert, die den Rechnungsbetrag bestimmen
• Die Währungsangabe (Euro, Dollar usw.)
• Wechselkurs (nur bei Fremdwährungen)

Bei den Belegen unterscheidet man noch einmal zwischen Eigenbelegen und Fremdbelegen. Unter dem Begriff Eigenbelege verstehen sich beispielsweise Rechnungen, die Ihr Unternehmen ausstellt – auch interner Beleg genannt. Dahingegen ist von einem Fremdbeleg die Rede, wenn Ihnen beispielsweise ein Lieferant eine Rechnung ausstellt – auch als externer Beleg bekannt. Zwischen den beiden Belegarten gibt es jedoch noch weitere Unterschiede, die wir Ihnen im Nachfolgenden vorstellen.

Innerhalb der Buchhaltung gibt es noch sechs weitere Belegarten:

• Einzelbelege: Belege für jeden einzelnen Ge­schäfts­fall 
• Sammelbelege: Belege, die mehrere Ge­schäfts­fälle beinhalten
• Eingangsbeleg: Belege, die von außen zu Ihrem Unternehmen gelangen
  
• Ausgangsbelege: Belege, die Sie Ihren Kunden ausstellen
  
• Einmalbelege: Belege, die nur für einen be­stimm­ten Geschäftsvorfall gültig sind
  
• Dauerbelege: Belege für ähnliche und re­gel­mä­ßig auftretende Vorgänge
  

Erhält Ihre Buchhaltung einen digitalen Beleg, gilt dieser als Kostennachweis und ist umsatzsteuerrechtlich anerkannt! Es bedarf hierfür beispielsweise bei einer Rechnung keiner digitalen Signatur, sie ist genauso gültig wie eine Rechnung in Papierform. Digi­tale Belege beziehungsweise elektronische Rechnungen sind seit dem 01. Juli 2011 mit der Papierrechnung gleichgestellt. Seit dem 01. Januar 2025 hat sich jedoch einiges geändert. Einfache PDF-Rechnungen werden seitdem als „sonstige Rechnungen“ klassifiziert und werden nicht mehr als elektronische Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinne betrachtet.

Natürlich müssen Sie beziehungsweise Ihre Buchhaltung mithilfe eines internen Prüfverfahrens die Echtheit der Rechnung sicher­stellen und dafür sorgen, dass der Inhalt unverändert bleibt. Außerdem muss diese Rechnung seit 2025 maschinenlesbar sein. Hierzu reicht es in der Praxis aus, die Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung abzugleichen. Dies kann durch eine Kopie der Be­stellung, des Auftrags, des Kaufvertrags, des Lieferscheins oder des Zahlungsnachweises erfolgen.

Aber was ist eigentlich eine elektronische Rechnung? Bisher war es eine Rechnung, die Unternehmen in elektronischer Form aus­stellen oder empfangen – also auch ein ganz normales PDF. Mit dem 01. Januar 2025 haben sich die Anforderungen an eine E‑Rechnung jedoch geändert.

Das Handelsgesetzbuch zieht hier eine klare Linie: Sie als Unternehmer müssen jeden Geschäftsvorfall dokumentieren und auch die Aufbewahrungspflicht von (E-)Rechnungen, Quittungen und Co. berücksichtigen. Grundsätzlich gilt dies auch für Bargeschäfte. Fehlt in Ihrer Buchhaltung ein Beleg, kann dies gravierende Folgen für Sie haben.

Sollte eines Tages das Finanzamt bei Ihnen eine Betriebsprüfung durchführen, muss der Betriebsprüfer jederzeit alle Geschäftsvorfälle einsehen können. Aber was passiert, wenn Sie einen oder mehrere Belege nicht ausgestellt oder die Aufbewahrungspflicht verletzt haben? In diesem Fall wird Ihnen das Finanzamt wahrscheinlich die angegebenen Kosten nicht als Betriebsausgabe abziehen. Die Folge hieraus wäre ein höherer Gewinn Ihres Unternehmens, der gleichzeitig die Steuerlast ansteigen lässt. Je nach Fall kann das Finanzamt auch Ihre gesamte Buchführung über den Haufen werfen und das Ergebnis schätzen. Schätzungen der Steuerlast fallen erfahrungsgemäß zumeist höher aus, als es bei einer ordnungsgemäßen Buchführung der Fall gewesen wäre.

Grundsätzlich läuft die Belegverwaltung beziehungsweise -verarbeitung innerhalb des Unternehmens in drei Schritten ab:

• Belegvorbereitung
• Belegbuchung
• Archivierung

Im ersten Schritt prüfen Sie alle eingehenden Belege auf ihre Richtigkeit und schauen, ob die darin befindlichen Angaben stimmen. Hier schauen Sie beispielsweise auf den in der Rechnung angegebenen Rechnungsbetrag, die Zahlungsbedingung und ob alle Waren korrekt aufgelistet wurden. Stimmen alle Rechnungsangaben überein, erfolgt die Belegfreigabe und Sie pflegen als Nächstes den Beleg in Ihr Buchhaltungsprogramm ein. Neben der Rechnung gibt es allerdings noch weitere Belegarten, wie:

• Kontoauszüge
• Ausgangsrechnungen
• Kassenbons

Nachdem Sie alle Belege sortiert haben, gilt es, diese im zweiten Schritt zu kontieren und zu buchen. Abhängig von der Unternehmensart werden verschiedene Buchungskonten verwendet, die in einem Standardkontenrahmen festgelegt sind. Die Buchungssätze enthalten beispielsweise Informationen, wie: die Rechnungsnummer, das Konto, die Buchung (Haben/Soll) oder einen Buchungsvermerk.

Beschreiben Sie in dem Buchungsvermerk stichpunktartig den Geschäftsvorfall, beispielsweise „Erstellung Landingpage Hr. Müller“, für einen Rechnungsbeleg. Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt nach einem bestimmten Beleg suchen, können Sie ihn problemlos durch die Eingabe der jeweiligen Stichwörter finden.

Im dritten Schritt folgt dann die Archivierung der Belege. Wie bereits erwähnt, dürfen Sie diese nicht sofort vernichten, sondern müssen sie bis zu acht Jahre aufbewahren. Weitere Informationen zur Aufbewahrungsfrist von Rechnungen und anderen Dokumenten finden Sie in unserem Beitrag.

Belege, die Sie in Papierform erhalten, dürfen Sie allerdings auch einscannen und online ablegen. Achten Sie hierbei unbedingt darauf, die Grundsätze der GoB, GoBD und des Handelsgesetzbuches (HGB) einzuhalten.