28.01.2025 • 🕑6 Min.
Aufbewahrungsfrist für Rechnungen – Welche Zeiträume gelten für Ihr Unternehmen?
Im Privatleben macht man sich über die Aufbewahrung von Rechnungen eher weniger Gedanken. Der eine oder andere Beleg wird abgeheftet, falls es zu Garantieansprüchen kommt. Eine Pflicht gibt es allerdings nicht. Das sieht für Sie als Unternehmer schon ganz anders aus. Hier gelten klare gesetzliche Vorgaben. Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und welche Unterlagen fallen überhaupt unter die Aufbewahrungspflicht?
Inhaltsangabe:
- Was ist die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen?
- Gesetzliche Grundlagen für die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen in Ihrer Firma
- Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
- Wann beginnt und endet die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen und anderen Dokumenten?
- Die digitale Aufbewahrung von Rechnungen im Unternehmen?
- Aufbewahrungsfristen für Rechnungen im Unternehmen mit Softwareunterstützung einhalten
Was ist die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen?
Unter der Aufbewahrungsfrist versteht man den Zeitraum, in dem Unternehmen Rechnungen und andere geschäftliche Dokumente revisionssicher archivieren müssen. Sie beginnt immer am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder zuletzt geändert wurde, und endet nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Frist. Diese Fristen sollen sicherstellen, dass Unterlagen auch Jahre später bei Bedarf verfügbar sind, sei es für steuerliche Betriebsprüfungen oder rechtliche Auseinandersetzungen.
Ein entscheidender Unterschied besteht zwischen privaten und geschäftlichen Aufbewahrungspflichten. Privatpersonen sind nur in Ausnahmefällen – etwa bei Handwerkerrechnungen oder haushaltsnahen Dienstleistungen – zur Aufbewahrung von Belegen verpflichtet – und dies in der Regel für maximal zwei Jahre. Unternehmen hingegen müssen eine Vielzahl von Unterlagen archivieren und das über deutlich längere Zeiträume.
Gesetzliche Grundlagen für die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen in Ihrer Firma
Das Aufbewahren von Rechnungen ist in Deutschland durch verschiedene rechtliche Regelwerke definiert. Zu den wichtigsten gehören:
Handelsgesetzbuch (HGB):
Nach § 257 HGB sind Kaufleute verpflichtet, Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse für zehn Jahre aufzubewahren. Buchungsbelege sowie Ausgangs- und Eingangsrechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden.
Abgabenordnung (AO):
Nach § 147 AO müssen je nach Art der Unterlage verschiedene Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. So müssen zum Beispiel Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und Geschäftsbriefe für sechs Jahre aufbewahrt werden.
Umsatzsteuergesetz (UStG):
Im UStG § 14b wird geregelt, dass Rechnungen, die der Vorsteuerabzugsberechtigung dienen, ebenfalls acht Jahre lang aufbewahrt werden müssen.
GoBD:
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ergänzen die gesetzlichen Anforderungen für elektronische Dokumente. Sie fordern, dass Unterlagen revisionssicher, unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Zudem muss die Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Art des Dokuments. Im Allgemeinen gibt es drei Hauptfristen: sechs, acht und zehn Jahre. Neu ist eine Verkürzung der Frist für bestimmte Buchungsbelege auf acht Jahre gemäß dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV). Diese Änderung gilt für Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am Tag der Verkündung des Gesetzes noch nicht abgelaufen war.
Zusätzlich existieren Sonderregelungen für Dokumente, die über diesen Zeitraum hinaus aufbewahrt werden müssen.
Die 8-Jahres-Frist
Mit dem BEG IV wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege sowie Eingangs- und Ausgangsrechnungen gemäß § 14 UStG (gilt auch für E-Rechnungen) von zehn auf acht Jahre verkürzt. Dazu zählen insbesondere Rechnungen, deren umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist in § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG entsprechend angepasst wurde.
Die Verkürzung soll Unternehmen entlasten, ohne die steuerlichen Nachweispflichten zu beeinträchtigen.
Die 6-Jahres-Frist
Für Dokumente, die nicht direkt die Buchführung betreffen, aber für die Geschäftstätigkeit relevant sind, gilt eine kürzere Frist von sechs Jahren. Dazu zählen:
- Geschäftsbriefe, sowohl empfangene als auch abgesandte.
- Angebote, die zu einem Geschäftsabschluss geführt haben.
- Lieferscheine, sofern sie nicht bereits in der Rechnung enthalten sind.
- Zahlungsbestätigungen und andere geschäftsrelevante Korrespondenz.
Diese Unterlagen sind besonders wichtig, um rechtliche Ansprüche zu dokumentieren oder Vertragspflichten nachzuweisen.
Sonderfälle und längere Aufbewahrungsfristen
Einige Dokumente unterliegen deutlich längeren Fristen. Notarielle Verträge oder gerichtliche Urteile müssen in der Regel bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden, da sie auch nach Jahrzehnten noch rechtlich relevant sein können. Branchen wie das Baugewerbe haben zusätzliche Anforderungen, da Baupläne, Abnahmeprotokolle oder technische Dokumentationen oft für längere Zeiträume benötigt werden.
Wann beginnt und endet die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen und anderen Dokumenten?
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und andere Dokumente beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Das bedeutet: Selbst wenn eine Rechnung im Januar erstellt wurde, beginnt die Frist erst am 31. Dezember desselben Jahres. Dadurch verlängert sich die tatsächliche Aufbewahrungsdauer in der Praxis häufig um bis zu einem Jahr.
Beispielrechnung für eine Aufbewahrungsdauer von Rechnungen
Eine Rechnung wird am 15. Mai 2023 ausgestellt. Die Aufbewahrungsfrist der Rechnung beginnt am 31. Dezember 2023. Durch die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege gemäß dem Bürokratieentlastungsgesetz IV endet die Frist nach acht Jahren, also am 31. Dezember 2031. Ab dem 1. Januar 2032 kann die Rechnung vernichtet werden.
Diese klare Regelung gilt für alle Dokumente mit Aufbewahrungspflicht. Wichtig ist jedoch, dass Unternehmen im Falle laufender Prüfungen oder rechtlicher Streitigkeiten Dokumente auch über das Ende der Frist hinaus aufbewahren sollten, um eigene Ansprüche abzusichern.
Die digitale Aufbewahrung von Rechnungen im Unternehmen
Mit der zunehmenden Digitalisierung hat die digitale Archivierung von Rechnungen und Belegen stark an Bedeutung gewonnen. Sie bietet nicht nur Vorteile hinsichtlich Platzersparnis und Effizienz, sondern erleichtert auch die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Allerdings sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre digitalen Archive den GoBD entsprechen.
Die GoBD verlangen:
Revisionssicherheit:
Dokumente müssen unveränderbar archiviert werden. Jede Änderung oder Ergänzung muss protokolliert werden.
Nachvollziehbarkeit:
Die Speicherung und Verarbeitung von Dokumenten muss vollständig dokumentiert sein.
Langfristige Lesbarkeit:
Rechnungen und Belege müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Das betrifft sowohl die Datei als auch das verwendete Format.
Die digitale Archivierung bietet gegenüber der klassischen Papierform zahlreiche Vorteile. Sie spart Platz, erleichtert die Suche nach Dokumenten und ermöglicht die nahtlose Integration in Buchhaltungs- und ERP-Systeme. Formate wie die XRechnung oder ZUGFeRD, die speziell für die elektronische Rechnungsstellung entwickelt wurden, können direkt verarbeitet und revisionssicher archiviert werden.
Aufbewahrungsfristen für Rechnungen im Unternehmen mit Softwareunterstützung einhalten
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