25.03.2025 • 🕑9 Min.
E-Rechnungssoftware: So halten Sie die Empfangspflicht für E-Rechnungen ein
Seit dem 01. Januar 2025 ist im B2B-Geschäftsverkehr die E-Rechnungspflicht in Kraft getreten. Für Sie als Unternehmer bedeutet dies im ersten Schritt, dass Sie in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen. Eine Übergangsfrist sieht der Gesetzgeber, anders als bei der Erstellung oder Verarbeitung solcher Rechnungen, für den Empfang nicht vor. Kommen Sie dieser Pflicht nicht nach, verstoßen Sie gegen die Vorgaben. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie sich mithilfe einer Software für E-Rechnungen auf diese Vorgaben vorbereiten.
Nehmen wir beispielsweise das fiktive, mittelständische Maschinenbauunternehmen „TechMech GmbH“: Als Vorreiter in der Branche hat TechMech frühzeitig eine E-Rechnungssoftware eingeführt, wodurch sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch ihre internen Prozesse optimieren konnten.
Inhaltsangabe:
- Ab wann greift die E-Rechnungspflicht?
- Benötige ich für den Empfang einer E-Rechnung eine spezielle Software?
- Wie funktioniert eigentlich der Empfang einer E-Rechnung mithilfe einer E-Rechnungssoftware?
- Wie teuer ist eigentlich eine Software für E-Rechnungen?
- Ist eine E-Rechnungssoftware auch für Smartphones und Tablets geeignet?
Ab wann greift die E-Rechnungspflicht?
Konkret greift die E-Rechnungspflicht, wie bereits erwähnt, seit dem 01. Januar 2025. Seit dem besagten Datum verpflichtet der Gesetzgeber Sie grundsätzlich dazu, E-Rechnungen empfangen, erstellen und verarbeiten zu können. Aber: Da dieser Schritt je nach Unternehmensgröße mit sehr viel Zeit und Ressourcen verbunden ist, sieht der Gesetzgeber sogenannte Übergangsfristen vor. Diese schauen wir uns nachfolgend einmal genauer an:
Das Wachstumschancengesetz der Bundesregierung sieht bei der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung großzügige Übergangsregelungen vor:
Ab 1. Januar 2025:
Sie als Unternehmer müssen ab sofort sicherstellen, dass Ihr Unternehmen E-Rechnungen empfangen kann. Ein vorheriges Einverständnis des Empfängers ist nicht notwendig.
1. Januar 2027:
Sollten Sie einen Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro pro Jahr einfahren, müssen Sie ab sofort E-Rechnungen empfangen, erstellen und verarbeiten können. Für alle anderen Unternehmen mit einem geringeren Umsatz gilt hingegen die bisherige Regelung.
Ab 1. Januar 2028:
Alle Rechnungen müssen digital ausgestellt werden. Die Nutzung von Papier- oder PDF-Rechnungen ist nicht mehr zulässig. Es gibt dann die Pflicht, ZUGFeRD oder XRechnung nicht nur empfangen zu können, sondern auch in der eigenen Rechnungsausstellung zu verwenden.
TIPP
Beginnen Sie jetzt mit der Analyse Ihrer aktuellen Rechnungsprozesse. Identifizieren Sie Schwachstellen und überlegen Sie, wie eine E-Rechnungssoftware diese optimieren kann. Ein frühzeitiger Start erleichtert die Umstellung erheblich.
Benötige ich für den Empfang einer E-Rechnung eine spezielle Software?
Durch die stetige Digitalisierung verläuft auch der Rechnungsversand in der Regel per E-Mail oder per Download. Auf dem klassischen Postweg findet kaum noch eine Papierrechnung ihren Weg in Richtung des Empfängers. Wahrscheinlich setzen Sie als Unternehmer hierzu auf eines der zwei folgenden Formate: PDF oder PNG. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht knüpft der Gesetzgeber die Rechnungen zukünftig jedoch an bestimmte Anforderungen. Sie müssen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, elektronische Verarbeitung ermöglichen und der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Bisher erfüllen zum Beispiel die Formate XRechnung und ZUGFeRD diese Anforderungen.
Ein Beispiel:
Als Inhaber der Beispielfirma „GreenSolutions AG“ stand Herr Müller vor der Herausforderung, die Umstellung auf E-Rechnungen zu meistern. Anfangs war er skeptisch, doch nach der Einführung einer passenden Software konnte er nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch die Effizienz seines Unternehmens steigern. Heute ist die E-Rechnung ein integraler Bestandteil seines Geschäftsprozesses.Ist eine Software für E-Rechnungen Pflicht?
Der Gesetzgeber verpflichtet Sie lediglich seit 01. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen zu können und gemäß den Übergangsfristen auch anschließend zu erstellen und zu verarbeiten. Wie Sie diese Vorgaben umsetzen, bleibt Ihnen überlassen. Sie unterliegen also keiner Pflicht, dass Sie hierbei auf eine spezielle Software für E-Rechnungen setzen müssen.
Das fiktive Unternehmen „BauProjekte GmbH“ entschied sich zum Beispiel bewusst gegen den Einsatz einer speziellen Software und nutzte stattdessen manuelle Prozesse. Dies führte jedoch zu erhöhtem Arbeitsaufwand und Fehleranfälligkeit, was letztendlich die Geschäftsabläufe beeinträchtigte.
Die Lesbarkeit wird zum Problem
All die Anforderungen sprechen also dafür, dass E-Rechnungen zukünftig auch maschinell lesbar sein müssen. Werfen wir hierzu zuerst einen Blick auf das Format XRechnung. Bei diesem Format handelt es sich um einen XML-Datensatz, der auf den ersten Blick einem komplexen Computercode ähnelt. Sie als Rechnungsempfänger hätten sicherlich einige Probleme damit, relevante Rechnungsdaten aus dem Computercode zu entnehmen. Da jedoch alle Daten an einem vorgeschriebenen Platz zu finden sind, können Maschinen bzw. eine spezielle Software diese E-Rechnungen automatisch auslesen.
ZUGFeRD-Rechnungen hingegen stellen eine Art hybrides Modell dar. Auf den ersten Blick ähnelt diese Rechnung einer ganz normalen PDF-Rechnung, die auch für das menschliche Auge lesbar ist. Aber Vorsicht: Das PDF ist nicht die Original-Rechnung. Nur die im PDF eingebettete XML-Datei, die sich maschinell auslesen lässt, ist der eigentliche Beleg. Sie sehen also: Besonders für den Empfang einer E-Rechnung sind Sie gut beraten, wenn Sie auf eine spezielle Software setzen. Andernfalls können Sie Schwierigkeiten bekommen, die Rechnungen zu lesen.
Wie funktioniert eigentlich der Empfang einer E-Rechnung mithilfe einer E-Rechnungssoftware?
Wir erklären Ihnen einmal den Empfangsablauf einer E-Rechnung mit unserer Software, dem Agenda InvoiceHub. Sobald der Rechnungssteller Ihnen per E-Mail eine Rechnung zustellt, leiten Sie diese einfach an das vorgesehene Postfach (InvoiceHub) weiter. Neben den vorgeschriebenen E-Rechnungsformaten unterstützt die Software auch weiterhin JPEG-, TIFF-, PDF- oder PNG-Rechnungen. Deshalb können Sie selbst eingescannte Papierrechnungen mit Agenda InvoiceHub verwalten.
Die Beispielfirma „InnovateTech GmbH“ implementierte InvoiceHub und erlebte eine Transformation in ihren Rechnungsprozessen. Früher verloren sie häufig Rechnungen in der Flut an E-Mails, doch nun sind alle Rechnungen zentral erfasst und automatisch verarbeitet. Dies sparte nicht nur Zeit, sondern reduzierte auch Fehler erheblich.
Damit alle übermittelten Belege auch wirklich den Anforderungen der UStG entsprechen, durchlaufen sie automatisch eine formale Prüfung. Hat dies alles geklappt, liest die Software automatisch die E-Rechnung aus und stellt beispielsweise eine XML-Datei für das menschliche Auge lesbar dar. Dies ist besonders wichtig, denn bevor Sie eine Rechnung freigeben, müssen Sie diese erst einmal auf Richtigkeit überprüfen. Dies geschieht dann im nächsten Schritt. Sind alle Angaben korrekt? Dann geben Sie die Rechnung direkt im InvoiceHub frei und übersenden anschließend die Belege an Ihren Steuerberater zum Verbuchen in der Finanzbuchführung.
Die Vorteile einer Software für E-Rechnungen in der Übersicht
- Zeitersparnis durch digitale Prozesse
- Einhalten der gesetzlich vorgeschriebenen Empfangspflicht von E-Rechnungen
- Schnellere Bearbeitung und Abwicklung der Rechnungen
- Gar keine bis überschaubare Zusatzkosten
TIPP
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der E-Rechnungssoftware. Ein gut geschultes Team kann die Software effizient nutzen und den maximalen Nutzen daraus ziehen.
Was brauche ich, um eine E-Rechnung zu erstellen?
Wenn Sie eine E-Rechnung erstellen möchten, benötigen Sie nicht zwangsläufig eine spezielle Software. Es gibt nämlich mittlerweile unterschiedliche kostenlose Generatoren, mit denen Sie eine E-Rechnung beziehungsweise den maschinenlesbaren XML-Datensatz erstellen können.
Das fiktive Unternehmen „StartUp Solutions“ nutzte zunächst kostenlose Online-Generatoren, um E-Rechnungen zu erstellen. Mit wachsendem Geschäftsvolumen entschied sich das Unternehmen jedoch für eine umfassendere Softwarelösung, um den Prozess weiter zu automatisieren und zu skalieren.
Kann ich mit einer Software alle E-Rechnungen GoBD-konform archivieren?
In Deutschland gibt es strikte Regeln im Hinblick auf die Aufbewahrungsfristen und die Archivierung von Dokumenten. Es gelten hierbei unterschiedliche Richtlinien des HGB, AO und der GoBD. So müssen Sie E-Rechnungen beispielsweise genauso wie Papierrechnungen bis zu 8 Jahre aufbewahren. Dem Finanzamt genügt es nicht, wenn Sie eine E-Rechnung ausdrucken und einfach abheften – die Rechnung muss auch elektronisch archiviert werden.
Sollte es eines Tages zu einer Betriebsprüfung kommen und dem Betriebsprüfer ein Verstoß gegen diese Pflichten auffallen, führt dies je nach Dokument und Verstoß zu Strafen. Eine Software für den Empfang von E-Rechnungen bietet Ihnen ein eigenes GoBD-konformes Belegarchiv, mit dem Sie alle gesetzlichen Vorgaben einhalten.
Die Beispielfirma „LogiTrans GmbH“ erlebte eine unerwartete Betriebsprüfung. Dank ihrer E-Rechnungssoftware konnte das Unternehmen alle notwendigen Dokumente problemlos und GoBD-konform vorweisen, was zu einer positiven Prüfung führte.
Wie teuer ist eigentlich eine Software für E-Rechnungen?
Wie hoch sich die Kosten genau belaufen, lässt sich pauschal nicht sagen. Sie variieren nämlich je nach gewünschtem Umfang. So empfangen Sie mit unserer Lösung, dem Agenda InvoiceHub Free, E-Rechnungen kostenlos mit einem Belegarchiv von 50 Belegen pro Monat (1 Postfach/ 1 Nutzer). Zusätzlich gibt es noch die Optionen InvoiceHub und InvoiceHub L. Für monatlich 5 Euro erhalten Sie beispielsweise InvoiceHub mit einem deutlich breiteren Umfang wie beispielsweise einem größeren Belegarchiv (150 Belege/Monat), einer automatischen formalen Rechnungsprüfung und einer digitalen Freigabe sowie einer Schnittstelle zum Steuerberater oder Buchhalter.
Ist eine E-Rechnungssoftware auch für Smartphones und Tablets geeignet?
Die Software für E-Rechnungen von Agenda ist eine responsiv-freundliche Webapplikation und somit sowohl für Smartphones als auch für Tablets geeignet. Eine eigenständige App ist daher nicht notwendig. Alle darauf befindlichen Daten werden in einer sicheren Cloud gespeichert. An diesem Punkt setzen wir ausschließlich auf Server in Deutschland, da sie den strengsten Sicherheitsbestimmungen weltweit unterliegen.
Die erfundene Firma „Consulting Experts“ nutze ihre E-Rechnungssoftware nicht nur am Desktop, sondern auch unterwegs über ihr Tablet. Dies ermöglicht es den Beratern, Rechnungen direkt vor Ort zu prüfen und freizugeben, was die Effizienz und Reaktionszeit erheblich verbessert.
