05.03.2025 • 🕑 12 Min.
Die E-Rechnung und Selbstständige – Pflichten, Fristen und Vorteile
Seit Januar 2025 ist die E-Rechnung Pflicht – und bringt bedeutende Änderungen für Selbstständige, Freelancer und Kleinunternehmer. Während bisher Rechnungen oft noch als PDF oder in Papierform versendet wurden, wird mit dem 1. Januar 2025 im Rahmen des Wachstumschancengesetzes nach und nach die elektronische Rechnung zur Pflicht. Dabei geht es zunächst jedoch nur um den Empfang.
Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine digital erstellte Rechnung: Sie muss maschinenlesbar sein und den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Das ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung durch Buchhaltungs- und ERP-Systeme und reduziert manuelle Arbeitsschritte. Doch was bedeutet diese Neuerung konkret für die E-Rechnung und Selbstständige sowie Kleinunternehmer, welche Fristen gelten und was ist im Jahr 2025 zunächst wichtig?
Inhaltsangabe:
- E-Rechnungspflicht: Was hat sich mit dem Jahreswechsel 2025 für Selbstständige geändert?
- Die Übergangsfristen bei der E-Rechnung für Selbstständige
- Unterschied zwischen PDF-Rechnung und echter E‑Rechnung
- Ziel der Pflicht zur E-Rechnung: Effizienz und Automatisierung, auch für Selbstständige
- Ausnahmen von der Pflicht zur E‑Rechnung
- E-Rechnung für Freelancer und Freiberufler: Was ist wichtig?
- Technische Anforderungen und Standards der E‑Rechnung für Selbstständige
- Ein Beispiel aus der Praxis: So einfach gelingt die E‑Rechnung für Selbstständige mit Agenda InvoiceHub
- Auch Selbstständige profitieren erheblich von der Einführung der E‑Rechnung
E-Rechnungspflicht: Was hat sich mit dem Jahreswechsel 2025 für Selbstständige geändert?
Seit dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung schrittweise zur Pflicht in Deutschland. Diese Änderung betrifft nicht nur große Unternehmen, sondern auch Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer, die bislang Rechnungen in Papierform oder als PDF-Dokument erstellt und versendet haben.
Das ist neu ab 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen und Selbstständige in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dies gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B), sofern die Umsatzsteuer anfällt.
Die Erstellung und Versendung von klassischen Rechnungen, wie PDF-Dateien oder Papierrechnungen, wird langfristig durch die echte E‑Rechnung abgelöst. Ab 2028 wird die vollständige Pflicht zur Erstellung und Versendung von E‑Rechnungen umgesetzt.
Freelancer und Kleinunternehmer müssen daher spätestens 2025 auf die neue Technologie reagieren und ihren Rechnungsempfang gesetzeskonform gestalten.
Die Übergangsfristen bei der E-Rechnung für Selbstständige
Seit dem 1. Januar 2025
Unternehmen und Selbstständige müssen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dies betrifft den gesamten Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B). Es gibt noch keine Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen.Bis Ende 2026
Während dieser Übergangsphase ist der Versand von Rechnungen als PDF oder in Papierform grundsätzlich weiterhin erlaubt. Bei PDF-Rechnungen und anderen digtalen Formaten muss der Empfänger allerdings seine Einwilligung geben.
Bis Ende 2027
Für kleinere Unternehmen mit Umsätzen im Vorjahr von maximal 800.000 Euro bleibt die Nutzung von Papier- und PDF-Rechnungen möglich. Bei digitalen Rechnungsformaten ist dafür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Ab dem 1. Januar 2028
Die Pflicht zur E-Rechnung wird vollständig umgesetzt. Rechnungen dürfen dann ausschließlich in strukturierten, digitalen Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt und versendet werden. Rechnungen in Papierform oder als einfache PDFs sind ab diesem Zeitpunkt bei inländischen B2B-Geschäften nicht mehr zulässig bei der Rechnungsstellung.
Unterschied zwischen PDF-Rechnung und echter E‑Rechnung
Eine PDF-Rechnung ist zwar digital, aber nicht maschinenlesbar. Das bedeutet, die enthaltenen Informationen (zum Beispiel Rechnungsbetrag, Steuersatz, Rechnungsnummer) müssen manuell von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden.
Im Gegensatz dazu ist eine E-Rechnung ein strukturiertes, digitales Format, das auf Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD basiert. Die Daten können von Buchhaltungsprogrammen automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler, die bei der manuellen Dateneingabe auftreten können.
Format: Statisch (Bild/Text)
Maschinenlesbar: Nein
Automatische Verarbeitung: Nein
Rechtliche Konformität: Ab 2025 nicht ausreichend
E-Rechnung
Format: Strukturiert und digital
Maschinenlesbar: Ja
Automatische Verarbeitung: Ja
Rechtliche Konformität: Pflicht ab 2025 (vorerst nur beim Empfang)
Ziel der Pflicht zur E-Rechnung:
Effizienz und Automatisierung, auch für Selbstständige
Die Einführung der E-Rechnungspflicht hat klare Ziele –
für Unternehmen sowie Selbstständige:
Effizienzsteigerung
Rechnungen werden automatisiert verarbeitet, was den Zeitaufwand reduziert.
Umweltfreundlichkeit
Der Verzicht auf Papierrechnungen spart Ressourcen.
Transparenz und Kontrolle
Durch einheitliche Standards lassen sich Rechnungsprozesse besser nachverfolgen.
Fehlerreduktion
Da Rechnungsdaten digital ausgelesen werden, verringert sich die Anzahl von Übertragungsfehlern.
Für Selbstständige und Freelancer bedeutet das: Mit der richtigen Vorbereitung und passenden Software-Lösungen meistern Sie den Übergang zur E-Rechnung effizient und profitieren gleichzeitig von den Vorteilen des digitalen Rechnungsprozesses. Informieren Sie sich, wie der Agenda InvoiceHub Sie dabei unterstützen kann!
Ausnahmen von der Pflicht zur E‑Rechnung
Mit der Einführung der Pflicht zur E-Rechnung stellt sich für viele Selbstständige, Kleinunternehmer und Freiberufler die Frage, ob und inwieweit sie von der neuen Regelung betroffen sind. Tatsächlich sieht das Gesetz einige Ausnahmen und Sonderregelungen vor, die bestimmte Gruppen entlasten.
Kleinunternehmerregelung: Gibt es die Pflicht zur E‑Rechnung für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG sind grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit und daher nur eingeschränkt von der E‑Rechnungspflicht betroffen. Solange sie keine Umsatzsteuer ausweisen, gelten für sie folgende Erleichterungen:
Keine Pflicht zur E‑Rechnungserstellung.
Durch das Jahressteuergesetz 2024 sind Kleinunternehmer ausdrücklich von der Ausstellung von E-Rechnungen befreit.
Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen
Ab dem 1. Januar 2025, besteht die Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen, falls sie Rechnungen von größeren Unternehmen erhalten.
Das bedeutet für Kleinunternehmer: Zwar müssen sie keine E-Rechnungen versenden, aber sie sollten in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Gibt es Ausnahmen für Freiberufler und Selbstständige von der E‑Rechnung?
Freiberufler und Solo-Selbstständige, die nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen, müssen die E‑Rechnungspflicht ebenfalls beachten. Allerdings gibt es Ausnahmen, die in bestimmten Fällen greifen:
Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für Rechnungen, die an Privatkunden gehen (Ausnahmen hiervon bilden Leistungen rund um das Grundstück).
Kleinbetragsrechnungen
Für Rechnungen mit einem Betrag von bis einschließlich 250 Euro gelten weiterhin vereinfachte Anforderungen, sodass hier keine verpflichtende E‑Rechnung notwendig ist.
E-Rechnung für Freelancer und Freiberufler: Was ist wichtig?
Freelancer und Freiberufler arbeiten oft flexibel und mit einem hohen Maß an Eigenorganisation. Die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 bedeutet für sie eine Anpassung ihrer bisherigen Rechnungsprozesse. Doch was genau müssen Freelancer und Freiberufler bei der Pflicht zur E-Rechnung beachten und wie können sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen?
Was müssen Freelancer bei der E‑Rechnung beachten?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Freelancer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies betrifft Rechnungen, die sie von anderen Unternehmen oder Dienstleistern erhalten. Erst ab 2028 wird die Pflicht auf die Erstellung und Versendung von E‑Rechnungen ausgeweitet.
Freelancer, die Rechnungen an Unternehmen ausstellen (B2B), müssen sicherstellen, dass diese Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Für Rechnungen an Privatkunden (B2C) bleibt weiterhin die Möglichkeit bestehen, Rechnungen als PDF oder in Papierform zu versenden.
Bei Projekten oder Aufträgen mit öffentlichen Auftraggebern gelten oft schon jetzt die Standards der E-Rechnung, zum Beispiel im XRechnung-Format. Freelancer, die in diesen Bereichen arbeiten, sollten bereits vorbereitet sein.
Technische Anforderungen und Standards der E‑Rechnung für Selbstständige
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt wird. Die wichtigsten Standards in Deutschland und der EU sind:
EN 16931
Europäische Norm für die Struktur und Dateninhalte von E‑Rechnungen. Sie sorgt für Einheitlichkeit und Rechtskonformität beim Datensatz.
XRechnung
Ein verpflichtender Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Dieses XML-Format ist maschinenlesbar und erfüllt die Anforderungen der EN 16931. Die Lesbarkeit für Menschen ist eingeschränkt, mit der passenden Software lässt sich das aber umgehen.
ZUGFeRD
Ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl eine PDF-Datei als auch die strukturierten XML-Daten enthält. Dieses Format ist besonders benutzerfreundlich und ermöglicht eine schrittweise Umstellung.
Technische Anforderungen und Standards der E‑Rechnung für Selbstständige
Der Wechsel zur E-Rechnung mag zunächst komplex wirken, doch moderne Lösungen wie Agenda InvoiceHub erleichtern Freelancern und Selbstständigen die Umstellung enorm:
- Einfacher Empfang von E-Rechnungen:
Die gängigen Formate XRechnung und ZUGFeRD werden automatisiert verarbeitet. - Automatische formale Prüfung:
Die Software prüft automatisch, ob die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen nach UStG entspricht. Das ist auch für den Vorsteuerabzug relevant. - Bildliche Darstellung:
Die XML-Datei, also die eigentliche E-Rechnung, wird ausgelesen als Belegbild dargestellt, das wie ein herkömmlicher Beleg aussieht und für jeden Menschen leicht lesbar ist. - Weiterverarbeitung in der Buchhaltungssoftware:
Die Daten aus der Rechnung lassen sich in bestehende Buchhaltungssysteme übergeben, womit die nahtlose Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Buchhaltungsbüros gewährleistet ist. - Archivierung:
Natürlich gelingt mit Agenda InvoiceHub auch die gesetzeskonforme Archivierung von digitalen Belegen, auch E-Rechnungen, gemäß der GoBD.
Ein Beispiel aus der Praxis: So einfach gelingt die E‑Rechnung für Selbstständige mit Agenda InvoiceHub
Lisa Becker ist eine fiktive und freiberufliche Grafikerin und arbeitet regelmäßig mit mehreren kleinen und mittelständischen Unternehmen zusammen. Bisher erhält sie Rechnungen von Dienstleistern und Partnern meist als PDF oder in Papierform. Diese Rechnungen überträgt sie manuell in ihre Buchhaltung und bewahrt sie ausgedruckt in einem Ordner auf.
Die Folgen für Lisa:
Hoher Zeitaufwand
Eingehende Rechnungen müssen manuell geprüft, abgelegt und übertragen werden.
Fehlende Übersicht
Bei wachsender Anzahl an Rechnungen fällt es schwer, den Überblick zu behalten. Eingehende Rechnungen müssen manuell geprüft, abgelegt und übertragen werden.
Compliance-Risiko
Ab 2025 muss Lisa E-Rechnungen im gesetzlich geforderten Format empfangen können und archivieren. Ohne eine geeignete Lösung könnte sie Schwierigkeiten bei der Einhaltung der neuen Vorschriften bekommen.
Die Lösung: Effizienter Empfang und Archivierung von E‑Rechnungen mit Agenda InvoiceHub
Lisa entscheidet sich für die Nutzung von Agenda InvoiceHub, um ihre Prozesse zu optimieren und die gesetzlichen Anforderungen ab 2025 zu erfüllen.
E-Rechnungen empfangen:
Lisa kann nun E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD direkt über Agenda InvoiceHub empfangen. Auch eingescannte Papierrechnungen und andere digitale Formate wie PDF verwaltet sie damit.
Automatische Verarbeitung:
Die Software liest die Rechnungsdaten aus E‑Rechnungen automatisch aus und prüft sie auf die Anforderungen des UStG
Rechtssichere Archivierung:
Alle Rechnungen werden gesetzeskonform archiviert und sind jederzeit für die Buchhaltung oder Steuerprüfung abrufbar.
Mehr Übersicht:
Agenda InvoiceHub bietet eine klare, digitale Ablage aller Eingangsrechnungen – ganz ohne Papierchaos.
Das Ergebnis: Zeitersparnis und gesetzeskonforme Abläufe
Nach der Einführung von Agenda InvoiceHub profitiert Lisa Becker von mehreren Vorteilen:
Gesetzeskonformer Empfang
Lisa kann ab 2025 alle eingehenden E‑Rechnungen problemlos empfangen und archivieren – in den geforderten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Deutliche Zeitersparnis
Der manuelle Aufwand entfällt, da Rechnungsdaten automatisch ausgelesen und archiviert werden.
Fehlerreduktion
Durch die automatisierte Datenverarbeitung werden Übertragungsfehler minimiert.
Mehr Transparenz
Lisa behält jederzeit den Überblick über alle Eingangsrechnungen und deren Status.
So kann sie sich voll auf ihre Projekte konzentrieren und gleichzeitig sicher sein, dass sie die gesetzlichen Vorgaben zur E‑Rechnung ab 2025 ganz leicht einhält.
Auch Selbstständige profitieren erheblich von der Einführung der E‑Rechnung
Die E-Rechnungspflicht stellt Selbstständige vor eine zentrale Herausforderung: Ohne ein entsprechendes Tool für den Empfang und die GoBD-konforme Archivierung der Rechnungen können Sie den gesetzlichen Anforderungen nicht gerecht werden – selbst wenn Sie Ihre Buchhaltung an einen Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro ausgelagert haben. Denn die Eingangsrechnungen kommen zu Ihnen. Es liegt daher in Ihrer Verantwortung, E‑Rechnungen zu empfangen, zu prüfen und GoBD-konform aufzubewahren.
Selbstständige, die jedoch in eine zuverlässige Lösung für die Beleg- und Rechnungsverwaltung investieren, erfüllen nicht nur mühelos alle gesetzlichen Vorgaben, sondern profitieren auch von den zahlreichen Vorteilen einer automatisierten Rechnungsverarbeitung. Agenda InvoiceHub bietet dabei eine effiziente, sichere und zukunftsweisende Lösung, die den Übergang in die digitale Rechnungswelt erheblich erleichtert.