21.02.2025 • 🕑5 Min.
Welche Vorteile bringt die E-Rechnung für kleine Unternehmen?
Mit dem am 27. März 2024 beschlossenen Wachstumschancengesetz verkündete der Gesetzgeber auch die Einführung der E-Rechnungspflicht! Das Gesetz schreibt vor, dass Unternehmen seit dem 01. Januar 2025 vorerst E-Rechnungen empfangen können müssen. Bis spätestens 01. Januar 2028 (mit Übergangsfristen) verpflichtet das Gesetz die Unternehmen dann dazu, E-Rechnungen auch zu erstellen und zu verarbeiten. Eine Umstellung, die einigen Unternehmern Kopfschmerzen bereitet. Dabei hält die E-Rechnung auch einige Vorteile bereit, die wir Ihnen in diesem Artikel einmal vorstellen möchten.
Inhaltsangabe:
Warum wird die E-Rechnung eingeführt?
Bevor wir die Vorteile einer elektronischen Rechnung für Empfänger und Aussteller unter die Lupe nehmen, möchten wir Ihnen den Sinn dahinter erklären. Die E-Rechnungspflicht zielt darauf ab, die Verwaltung im Rechnungswesen digitaler und automatisierter zu gestalten. Genau genommen ist diese Pflicht eine vorbereitende Maßnahme für die Einführung eines elektronischen Meldesystems. Der Beschluss hierzu erfolgte innerhalb der VIDA-Initiative der Europäischen Kommission.
Ziel dieser Maßnahme ist es, den Umsatzsteuerbetrug zu minimieren. Wann genau dieses Meldesystem allerdings implementiert wird, ist noch nicht bekannt. Der Gesetzgeber hatte erst das Jahr 2028 angedacht. Aktuell laufen jedoch Diskussionen, diesen Zeitplan bis zum Jahr 2030 beziehungsweise 2032 auszuweiten.
🚨Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
- Eine E-Rechnung ist im Grunde eine Rechnung, die in einem speziellen elektronischen Format vorliegt. Dieses Format erlaubt es, die Rechnung digital zu verschicken und zu empfangen. Sie muss außerdem eine elektronische Verarbeitung ermöglichen, beispielsweise durch Buchhaltungsprogramme – ein manuelles Abtippen entfällt hierdurch. Wichtig ist, dass die E-Rechnung den Vorgaben der EU-Norm EN 16931 entspricht. Deutschland hat zwei Hauptformate für elektronische Rechnungen eingeführt, ZUGFeRD und XRechnung. Herkömmliche PDF oder Papierrechnungen erfüllen die vorgeschriebenen Anforderungen nicht!
Welche Vorteile bringt die Einführung der E-Rechnung genau?
Die Einführung der E-Rechnung bietet Unternehmen aller Größenordnungen erhebliche Vorteile, die sich insbesondere in Effizienzsteigerung, Kostensenkung und gesetzlicher Compliance zeigen:
Einfache gesetzeskonforme Archivierung: Der Gesetzgeber verlangt eine strukturierte und unveränderbare Archivierung von Rechnungen. Mit einer GoBD-konformen Lösung wie dem Agenda InvoiceHub können Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen problemlos erfüllen.
Automatisierung und Fehlerreduktion: Rechnungsdaten lassen sich automatisch in die Buchhaltung übernehmen, wodurch manuelle Eingabefehler vermieden und Bearbeitungszeiten verkürzt werden. Dies führt zu einer reibungsloseren Rechnungsverarbeitung und reduziert den administrativen Aufwand.
Kosteneinsparungen durch optimierte Prozesse: Der Wegfall von Druck-, Porto- und Bearbeitungskosten macht sich unmittelbar bemerkbar. Unternehmen profitieren zudem von einer schnelleren Rechnungsbearbeitung, was interne Ressourcen schont und Effizienz steigert.
Schnellere Zahlungen und verbesserte Liquidität: Da E-Rechnungen direkt ins Buchhaltungssystem übernommen und automatisiert weiterverarbeitet werden, sinkt das Risiko verspäteter Zahlungen. Dies verbessert die Liquiditätsplanung und trägt zur finanziellen Stabilität des Unternehmens bei.
Nachhaltigkeit durch digitalen Rechnungsversand: Der Umstieg auf digitale Rechnungen reduziert den Papierverbrauch erheblich und trägt so zur Schonung natürlicher Ressourcen wie Holz, Wasser und Energie bei. Dies unterstützt Unternehmen auch in ihrer Nachhaltigkeitsstrategie und ESG-Zielen.
So genießen Sie die Vorteile der E-Rechnung
Die Vorteile einer E-Rechnung klingen vielversprechend? Dann schauen wir uns an, wie Sie in der Praxis mit unserer E-Rechnungs-Lösung – dem Agenda InvoiceHub – diese Vorteile genießen:
E-Rechnungen sicher annehmen: Nachdem Ihr Lieferant Ihnen eine E-Rechnung per E-Mail zusendet, leiten Sie die Mail samt Rechnung im Anhang einfach an den InvoiceHub weiter. Hier stehen Ihnen dann weitere Funktionen zur Verfügung. Das gilt für alle E‑Rechnungsformate, aber auch für andere digitale Formate wie PDF, JPEG, PNG oder TIFF.
Automatische formale Rechnungsprüfung: Im nächsten Schritt erfolgt eine automatische, formale Rechnungsprüfung. Dabei wird die übermittelte Rechnung auf die Anforderungen gemäß dem Umsatzsteuergesetz geprüft.
Lesbar aufbereiten: Der InvoiceHub liest die E-Rechnung aus und visualisiert die XML-Datei der Rechnung in ein für Sie lesbares Format. So können Sie Rechnungen in jedem Format ganz einfach prüfen.
Freigabe: Nach Ihrer Prüfung auf sachliche Richtigkeit können Sie die Rechnung direkt im InvoiceHub freigeben, bevor Sie den Beleg an die Buchhaltung übergeben.
Archivierung: Alle Belege, auch andere digitale Rechnungsformate oder eingescannte Papierrechnungen, sind im Agenda InvoiceHub GoBD-konform archiviert.
🚨Wichtig
- Mit dem Agenda InvoiceHub erfüllen Sie die seit dem 01. Januar 2025 geltende Empfangspflicht für E-Rechnungen und genießen gleichzeitig alle genannten Vorteile.